Private Nutzung von Firmenfahrzeugen

Private Pkw-Nutzung von Firmenfahrzeugen (§ 8 Abs. 2 EStG)

Die private Nutzung oder Mitbenutzung von Fahrzeugen eines Unternehmens unterliegt der Einkommensbesteuerung (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Um welche Fahrzeuge handelt es sich hierbei?
Als Kraftfahrzeug kommt jedes Fahrzeug in Frage, dass nach allgemeiner Lebenserfahrung zu einer privaten Nutzung geeignet ist (auch Wohnmobile, Pick-Up´s, Motorräder). Auf die kfz-steuerliche Einstufung kommt es nicht an. Es muss zum Personentransport geeignet sein. Reine LKWs und Zugmaschinen sind nicht für die Privatnutzung geeignet (BFH X R 23/01, BStBL I 02). Dies gilt ebenso bei Werkstattwagen (Fensterloser Kleintransporter mit Werkstatteinrichtung /BFH, Urt. v. 18.12.2008, VI R 34/07, DStR 2009, S. 261, BFH/NV 2009, S. 481).

Wie wird der private Nutzungsanteil besteuert?
Zulässig sind nur zwei Methoden:

Alternative A: Ermittlung des tatsächlichen privaten Nutzungsanteils
Hierzu sind zwei Dinge zwingend erforderlich:
1. Ermittlung der jährlich anfallenden Fahrzeugkosten. Verbrauchskosten wie Benzin etc. dürfen damit nicht mit den Verbrauchskosten anderer Fahrzeuge vermischt werden. Bei mehreren Betriebsfahrzeugen sollte die Zuordnung / Verbuchung der anfallenden Kfz-Kosten nach Kfz-Kennzeichen erfolgen.
2. Führung eines exakten Fahrtenbuches aus dem die jeweiligen KM-Stände und die privaten und betrieblichen Fahrten ermittelt werden können (Siehe Beispiel).
Die gesamten Fahrzeugkosten eines Jahres, inkl. der Abschreibung, können so ermittelt und auf die privaten und betrieblichen Fahrten aufgeteilt werden.

Alternative B: Pauschale im Rahmen der sogenannten 1%-Regelung
Die zulässige Pauschalierung im Rahmen der 1%-Regelung ist in den wenigsten Fällen zutreffend, sie vereinfacht allerdings die Besteuerung und zwingt den Privatnutzer nicht zu Führung eines Fahrtenbuches.
Hinweis: Reine LKWs und Zugmaschinen sind nicht für die Privatnutzung geeignet (BFH X R 23/01, BStBL I 02). Dies gilt ebenso bei Werkstattwagen (Fensterloser Kleintransporter mit Werkstatteinrichtung /BFH, Urt. v. 18.12.2008, VI R 34/07, DStR 2009, S. 261, BFH/NV 2009, S. 481). Hier findet die 1%-Regelung keine Anwendung. Etwaige private Mitbenutzung eines Lkw etc. muss mit dem Teilwert (geschätzter, angemessener Entnahmewert) ermittelt werden.

Fazit: Die Ermittlung des privaten Nutzungsanteil von privat genutzten Firmenfahrzeugen kann nur durch die exakte Ermittlung der tatsächlichen Kosten oder durch die Anwendung der 1%-Regelung erfolgen. Andere Alternativen lässt der Gesetzgeber nicht zu.

Spielt es eine Rolle ob das Betriebsfahrzeug gekauft, geleast oder nur angmietet wurde?
Es ist unbedeutend, ob das Fahrzeug geleast, gemietet oder gekauft wurde.

Wie erfolgt die Besteuerung, wenn dem Unternehmer / Arbeitnehmer mehrere Betriebsfahrzeuge zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen?
Gehören gleich mehrere Fahrzeuge zum Betriebsvermögen, so ist der private Nutzungsanteil, nach den gleichen Regeln wie für ein Fahrzeug, auch für die übrigen Fahrzeuge zu ermitteln. Bei Anwendung der !%-Regelung bedeutet dies auch die mehrfache Anwendung dieser Pauschalierung auf die verschiedenen Fahrzeuge. Dies wurde vom Bundesfinanzhof mit Urteil v. 9.3.2010 - VIII R 24/08 bestätigt. Auch wenn der Unternehmer zeitgleich immer nur mit einem Fahrzeug fahren kann, verursachen die übrigen Fahrzeuge dennoch fixe Kosten. Voraussetzung ist allerdings, dass alle Fahrzeuge dem Unternehmer / Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen. Für die Ermittlung der Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt die widerlegbare Vermutung, dass der Unternehmer jeweils das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis nutzt. Im Beispielfall ist u.U. ebenso die Führung eines Fahrtenbuches die finanzielle günstigere Lösung.

Wie erfolgt die Besteuerung, wenn abwechselnd mehrere Personen ein betriebliches Fahrzeug nutzen?
Soweit keine Einzelkostenaufstellung, d.h. die Fahrtenbuchmethode geführt wird, ist die 1%-Regelung auf die Zahl Fahrzeugnutzer aufzuteilen.

Welche Nachweise sind zu führen, wenn das Betriebsfahrzeug nicht privat genutzt wird?
Die 1%-Regelung ist nicht anzuwenden, wenn eine private Nutzung des Fahrzeuges ausscheidet. Den Nachweis hierzu hat der Unternehmer zu führen (Fahrtenbuch, Standort abgeschlossenes Betriebsgelände, Nutzungsverbot lt. Arbeits- oder Kfz-Überlassungsvertrag etc.). Dem ersten Anschein nach wird bei einem Pkw eine private Mitbenutzung unterstellt. Durch mehrfache Rechtsprechung wurde bestätigt, dass ein Nutzungsverbot durch den Arbeitgeber auch überwacht werden muss.

Welches Fahrzeug ist ein betriebliches Fahrzeug / ein Firmenwagen?
Ein Betriebsfahrzeug gehört zum Betriebsvermögen des Unternehmers / des Unternehmens. Bei einer Kapitalgesellschaft ist dies grundsätzlich der Fall, da die Gesellschaft über kein Privatvermögen verfügt. Bei einem Einzelunternehmer, einer Personengesellschaft oder einem Freiberufler ist die Frage ob das Fahrzeug überhaupt zum Betriebsvermögen des Unternehmers gehört vorrangig zu klären.

Wann handelt es sich bei einem Einzelunternehmer / einer Personengesellschaft um ein betriebliches Fahrzeug / einen Firmenwagen?
Die Entscheidung des Unternehmers / der Personengesellschaft, dass das Fahrzeug von seinem Unternehmen angeschafft wurde und dort im Betriebsvermögen geführt wird, reicht alleine nicht aus. Es kommt es auf den betrieblichen Nutzungsanteil an. Der betriebliche Nutzungsanteil muss mehr als 50 % betragen (§ 6 Abs.1 Nr.4 S.2 EStG). Ein Kraftfahrzeug, das beispielsweise von einem Apotheker im Rahmen seines Unternehmens angeschafft wurde, aber hauptsächlich der privaten Nutzung durch den Apotheker dient, kann kein Betriebsfahrzeug sein. Demgemäß können keinerlei Aufwendungen (Anschaffung, Unterhalt etc.) direkt als Betriebsausgaben verbucht werden. Der betriebliche Nutzungsanteil muss mehr als 50 % betragen (§ 6 Abs.1 Nr.4 S.2 EStG). Bei der Ermitttlung des betrieblichen Nutzungsanteils werden allerdings die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die dem Grunde nach privat veranlasst sind, wie betriebliche Fahrten behandelt und mit berücksichtigt.
Die Eingruppierung als betriebliches Fahrzeug bietet in der Mehrzahl der Fälle erhebliche Vorteile (Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer, alle Kfz-Ausgaben = Betriebsausgaben). Konkret ist dies jedoch im Einzelfall zu prüfen. Für den Nachweis der mindestens 50%igen betrieblichen Nutzung liegt die Beweislast beim Unternehmer.

Wie kann der betriebliche Nutzungsanteil von mehr als 50% nachgewiesen werden?
Der Unternehmer ist gefordert, möglichst noch vor dem Kauf eines Firmenfahrzeuges den privaten/geschäftlichen Nutzungsanteil überschlägig, aber nachvollziehbar und plausibel zu schätzen. Nach der Anschaffung kann der Nachweis durch ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen geführt werden. Die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind bei der Berechnung des betrieblichen Anteils mit einzubeziehen.

Beispiel einer groben Schätzung vor dem Fahrzeugerwerb:

Geschätzte Dienstfahrten zu Lieferanten, Post, Bank etc. je Woche = 200Km x 48 = 9.600KM
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: 220 Tage x 24km Hin+Zurück = 5.280KM
Summe betrieblicher Fahrtkilometer: 14.880KM

Geschätzte Privatfahrten: 125km je Woche  x 48                                                          6.000KM
Urlaubsfahrten                                                                                                             2.000KM
Summe privater Fahrten:                                                                                               8.000KM

Gesamte Kilometerleistung je Jahr geschätzt: 22.880KM
Betrieblicher Nutzungsanteil: 14.880 / 22.880 x 100 = 65,03%

Im Beispielfall kann das Fahrzeug als Firmenfahrzeug zugeordnet werden.

Soweit hier kein Fahrtenbuch geführt wurde, können auch anderes Unterlagen zur Berechnung / sachgerechte Schätzung des betrieblichen Nutzungsanteils herangezogen werden. Die Jahresgesamtfahrleistung lässt sich anhand der Tachostände am Jahresanfang/Jahresende oder durch Hochrechnungen anhand der KM-Stände lt. Reparatur- und Inspektionsrechnungen ermitteln. Für die Geschäftsfahrten können die Daten auch aus Terminkalendern und sonstigen Aufzeichnungen entnommen und zusammengefasst werden.

Beispiel: KM-Stand lt. Werkstattrg. am 15.01.2008 50.000

KM-Stand lt. Werkstattrg. am 31.03.2009 74.600

Gefahrene Kilometer in 435 Tg. 24.600

Rg.: 24.600 : 435 x 360

Jahreskilometerleistung bei 360 Tagen 20.358

Ermittlung der betrieblichen Nutzung:

Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte: Hin + Zurück 24 km

X 220 Arbeitstage 5.280

Geschäftsfahrten lt. Aufzeichnungen zu Kunden,

Banken, Post, Lieferanten etc. in 12 Monaten 8.360

Summe KM betriebliche Nutzung 13.640

Rg.: 13.640 : 20.358 x 100 = 67 %

Die betriebliche Nutzung beträgt in diesem Beispiel 67 %. Somit kann die Besteuerung der privaten Nutzung im Rahmen der 1%-Regelung weiter angewendet werden. Das Fahrzeug gehört zum notwendigen Betriebsvermögen.

Die vorstehende Berechnung ist bei Berufen mit typisch hohen Fahrtaufwendungen wie Handelsvertreter etc. entbehrlich.

Was ist zu empfehlen, wenn die betriebliche Nutzung nicht mehr als 50% beträgt und es sich um ein Privatfahrzeug handelt?
Betriebliche Fahrten können pauschal mit dem jeweiligen KM-Satz für Dienstreisen von 0,30€ je gefahrenen KM als Betriebsausgaben verbucht werden. Fahrten zur Arbeitsstätte können mit 0,30€ je Entfernungskilometer berücksichtigt werden. In der Regel günstiger ist es, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten aufgezeichnet werden. Durch die Aufteilung der Gesamtkosten auf den privaten/geschäftlichen Nutzungsanteil wird in der Regel ein höherer KM-Satz belegt als die sonst gewährten 0,30 €. Gerade bei jüngeren Fahrzeugen (nicht älter als 6 Jahre) liegen durch die Abschreibungen oder Leasingraten die Fahrzeugkosten deutlich über der vom Finanzamt sonst gewährten KM–Pauschale.

Besteuerung der privaten Fahrzeugnutzung im Rahmen der 1%-Regelung
Wird ein betriebliches Fahrzeug auch für nicht betriebliche, private Zwecke genutzt, so erfolgt die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils im Rahmen der so genannten „1%-Regelung“ (vergl. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Von dieser Regelung kann abgewichen werden, soweit für das Fahrzeug ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird (vergl. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 4 EStG).

Das Besteuerungsverfahren im Rahmen der 1%-Regelung ist in den seltensten Fällen zutreffend, aber in der Handhabung einfach. Für jeden Kalendermonat der privaten Mitbenutzung erfolgt die Besteuerung der Entnahme in Höhe von 1% des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Sonderausstattung und einschließlich der Umsatzsteuer.

Beispiel:

Fahrzeuglistenpreis inkl. MwSt.	30.000 €
Sonderausstattungen inkl. MwSt.	4.500 €
Bruttopreis:	34.500 €
1 % Zurechnung je Monat:	345 €
Persönlicher Steuersatz: 33 %
steuerliche Mehrbelastung:	114 €

Wie ist die Bemessungsgrundlage "Fahrzeuglistenpreis" zu ermitteln?
Bemessungsgrundlage zur Ermittlung des pauschalen Nutzungswertes im Rahmen der 1%- Regelung ist der inländische Neuwagen-Listenpreis des Kraftfahrzeuges zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung. Zum Listenpreis werden die Listenpreise der Sonderausstattung (Lackierung, AHK, Sound-Systeme, Ski-Träger etc.) addiert. Minderausstattungen sind im Gegenzug abzuziehen. Nicht zum Listenpreis gehören betrieblich notwendiges und nur betrieblich nutzbares Zubehör (Druckluftanlage, 2. Pedalsatz für Fahrschulfahrzeuge, Sondereinbauten für Taxis u.a.). Nicht zum Listenpreis gehört auch ein zweiter Satz Reifen inkl. Felgen (Vergl. hierzu R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 Satz 6, 2. HS LStR 2008). Unbedeutend ist der tatsächlich gezahlte Preis, da hier Nachlässe und Rabatte verarbeitet wurden. Es bleibt beim Listenpreis des Herstellers lt. Herstellerpreisliste. Dies gilt auch für EU-Re-Importe und Gebrauchtfahrzeuge. Bei importierten Fahrzeugen (Beispiel US-Cars) trifft den Steuerpflichtigen die Beweislast, die notwendigen Daten zu beschaffen. Die Besteuerung im Rahmen der 1%-Regelung ist eine pauschale Methode, die der Vereinfachung dient und damit niemals zutreffend ist. Soweit diese zu einer steuerlichen Benachteilung führt, sollte die Fahrtenbuchmethode und konkrete Kosten-aufteilung angewendet werden.

Wie ist der Zuschuss eines Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Fahrzeuges steuerlich zu behandeln?
Als Firmenwagen wird häufig ein Wagen in bestimmter Klasse und Form dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt. Privat veranlasste Sonderwünsche, wie eine andere Fahrzeugvariante, eine Anhängerkupplung etc., werden oft durch Zuzahlung des Arbeitnehmers zu den Fahrzeuganschaffungskosten finanziert.

Gemäß Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) kann der Arbeitnehmer den Zuzahlungsbetrag im Jahr der Zahlung als Werbungskosten – verteilt über die Nutzungsdauer – geltend machen. Die Finanzverwaltung akzeptiert jedoch eine Anrechnung der Zuzahlung bis zur Höhe des in Ansatz gebrachten geldwerten Vorteils. Dies ist insbesondere deshalb von Vorteil, weil dann bis zum Verbrauch des Zuzahlungsbetrages kein Eigenverbrauch angerechnet wird und es damit bei echten Arbeitnehmern auch nicht zum Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen kommt.

Beispiel: Anschaffung am 01.07.2008
Summe der Entnahme je Monat		604 €
in 2008 für 6 Monate:		3.624 €

Zuzahlung des Arbeitnehmers
zur Pkw-Anschaffung im Jahre 2008	4.500 €
davon 2008 in Abzug gebracht:	-3.624 €	-3.624 €

verbleibender Betrag für 2009:	876 €

Für das Jahr 2008 braucht der Arbeitnehmer im Beispielfall keine Lohnsteuer- und SV-Beiträge auf den privaten Nutzungsanteil zu bezahlen. Der übersteigende Betrag kann dann ebenso im Jahre 2009 verrechnet werden.

Wie sind lfd. Kostenübernahmen des Arbeitnehmers zu den Fahrt- und Unterhaltskosten des Fahrzeuges zu behandeln?

Muss der Arbeitnehmer lfd. Fahrzeugeinzelkosten wie Benzin für Privatfahrten etc. selbst tragen, sind diese selbstgetragene Kosten nur steuerlich verrechen/ansetzbar, wenn die Besteuerung nach der Fahrtenbuchmethode erfolgt. Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode können die vom Arbeitnehmer selbstgetragenen Aufwendungen in die Gesamtaufwendungen des Fahrzeuges mit eingerechnet werden. Die Summe des selbstgetragenen Aufwands kann dann als Werbungskosten gelten gemacht werden (Vergl. BFH / VI R 57/06). Die Finanzverwaltung wendet dieses Urteil in der Praxis jedoch nicht grundsätzlich an. Der Werbungskostenabzug kann allerdings in bestimmten Fällen per Saldo nachteilig sein, da die selbstgetragenen Aufwendungen in der Summe den Fahrzeugkosten für die private Nutzung erhöhen und dieser Betrag auch der Sozialversicherungspflicht unterliegt (vergl. BMF Schreiben IV C 5 – S 2334/08/10003). Insoweit sollte insgesamt geprüft werden, ob die Nutzung des Firmenwagens für Privatzwecke des Arbeitnehmers nicht teurer als die Nutzung eines Privatwagens ist. Wenn ein Firmenwagen genutzt wird, sollten auch alle lfd. Fahrzeugkosten vom Arbeitgeber übernommen werden.

Erfolgt die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils nach der 1%-Regelung, so können die vom Arbeitnehmer privat zu tragenden Einzelkosten (Bsp. Benzin) nicht steuermindernd geltend gemacht werden (BFH:VI R 57/06). Anders ist dies bei der pauschalen Übernahme lfd. Kosten wie bei der Leasingrate (ähnlich Anschaffungskosten) und einer Kostenpauschale. Diese Beträge können dem Zurechnungsbetrag der 1%-Regelung gegengerechnet werden (bis max. "0"). Damit werden Steuer- und Sozialversicherungsbeträge gespart.

Welche Kosten sind mit der 1% - Regelung abgegolten?
Grundsätzlich sind mit Anwendung der 1%-Regelung alle Aufwendungen für Privatfahrten abgegolten. Auch die Benzinquittungen für die Urlaubsreisen des Unternehmers werden im Rahmen dieser Regelung als Betriebsausgaben verbucht. Dies gilt jedoch nicht für anfallende Autobahn- oder Mautgebühren. Diese werden durch die 1%-Regelung nicht erfasst und können damit nur als Betriebsausgaben verbucht werden, soweit sie anlässlich von Dienstfahrten anfallen.

Wird das Fahrzeug auch noch für andere Arbeitnehmer- oder Vermietungseinkünfte verwendet, so sind diese Fahrten nicht zusätzlich als Privatentnahme zu erfassen auch wenn sie bei den anderen Einkünften zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dieses Verfahren wurde durch das Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen vom 27.09.2005, Az. 3 K 717/04 bestätigt. Von dieser Regelung unberührt sind jedoch die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese werden neben den Privatfahrten steuerlich als Privatentnahme erfasst.

Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden neben der 1%-Zurechnung für die sonstige Privatnutzung, 0,03 % des Fahrzeugbruttopreises je Monat und je Entfernungskilometer hinzugerechnet.

Beispiel:

Fahrzeugbruttopreis	34.500 €
1 % Zurechnung je Monat:	345 €
Fahrten zwischen Wohnung + Arbeitsstätte
einfach 25 km
0,03 % * 34.500 € * 25 km	259 €
Summe der Entnahme je Monat	604 €
Persönlicher Steuersatz: 33 %
steuerliche Mehrbelastung:	199 €

Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer und auch der Unternehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,30 € je Entfernungskilometer und Fahrtag als Werbungskosten geltend machen.

Wird dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur privaten Nutzung überlassen, so ist der Zuschlag nach der 0,03-%-Regelung für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vorzunehmen. Es gilt der Anscheinsbeweis. Dieser kann jedoch entkräftet werden, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug tatsächlich nicht für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Dies kann beispielsweise durch Vorlage einer Monatskarte für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel erfolgen (Vergl. BFH VI R 52/07/BStBl. 2009 II S. 280/FG Hessen 26.03.2007 11 K 1844/05)

Die Anwendung der 0,03-%-Regelung unterstellt aus Vereinfachungsgründen, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug 180 Tage im Jahre (15 Tage je Monat) zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Ist dies nachweislich nicht der Fall, kann von dieser Regelung abgewichen und die Berechnung auf die tatsächliche Anzahl der Tage, an denen das Fahrzeug für den Arbeitsweg genutzt wurde, abgestellt werden (BFH, 22.09.2010 - VI R 54/09, VI R 55/09, VI R 57/09).

Das Bundesministerium der Finanzen hat dies ausdrücklich mit Schreiben vom 01.04.2011 (Az. IV C 5 - S 2334/08/10010) bestätigt. Demnach kann der Arbeitnehmer in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber wählen, ob er es bei der pauschalen Regelung und dem vor beschriebenen Ansatz von 0,03% belässt, oder ob er bereits beim monatlichen Lohnsteuerabzug auf die tatsächliche Anzahl der Fahrten abstellt. In diesem Fall muss er seinem Arbeitgeber monatlich schriftlich die Anzahl der Fahrten erklären. Die Angabe der Anzahl der Tage/Fahrten alleine reicht nicht aus. Es sind die Fahrtage nach Datum exakt anzugeben. Der Nachweis hierfür in Form des Arbeitnehmerschreibens gehört zu den Unterlagen der Lohnabrechnung (zum Lohnkonto) und ist im Rahmen der regelmäßigen Lohnsteuerprüfungen dann vorzulegen. Aus Vereinfachungsgründen kann jeweils der Vormonatswert für den Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden.

Im Falle des Einzelnachweises der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz, wird der Zuschlag je Fahrt dann mit 0,002 % des Fahrzeuglistenpreises je Entfernungskilometer ermittelt.

Die Vereinbarung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber über die gewählte Methode der Berechnung des Lohnsteuerabzugs für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann für jedes Kalenderjahr nur einheitlich entschieden werden. Die Gesamtzahl der Fahrten darf die Zahl von 180 nicht übersteigen. Im Falle des ausnahmsweise möglichen unterjährigen Umstieges auf die geänderte Berechnungsmethode im Jahre 2011 oder in Fällen der erstmaligen Nutzung eines Firmenwagens, ist dieser Wert je Monat um 15 Tage zu kürzen.

Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung hat der Arbeitnehmer unabhängig davon die Möglichkeit, abweichend vom vorgenommenen Lohnsteuerabzug die Berechnungsmethode zu wechseln. Auch hier ist der Nachweis des Arbeitnehmers datumsbezogen zu erbringen. Soweit der monatliche Einzelnachweis und die Anwendung der 0,002% Methode zu einer deutlich günstigeren Besteuerung führt, sollte jedoch diese Methode bereits bei der monatlichen Lohnabrechnung gewählt werden, um auch in den Genuss niedrigerer Abzüge von Sozialversicherungsbeiträgen zu kommen. Die aufgrund der BFH Rechtsprechung geänderte Regelung kann für alle offenen Fälle ab VZ 2010 angewendet werden. Hinweis: Diese Regelung gilt nur für Arbeitnehmer (Auch GmbH Gf./Ges.), also nicht für Unternehmer!

Beispiel: 0,03 % - Standardlösung
Fahrzeuglistenpreis:	34.500,00 €
0,03 % für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitstätte:	10,35 €
x 25 km einfach Entfernung zum Arbeitsplatz:	258,75 €
Hinzurechnung je Monat zum Arbeitslohn:	258,75 €
Abzüge für Steuer und Sozialversicherung 50 %	129,38 €
Abzüge im Kalenderjahr:	1.552,50 €

Beispiel: Einzelnachweis - Lösung (bei 2 Fahrten je Woche)
Fahrzeuglistenpreis:	34.500,00 €
0,002 % je tatsächlicher Fahrt	0,69 €
x 25 km einfach Entfernung zum Arbeitsplatz:	17,25 €
Anzahl Fahrten im Jahr lt. Datumliste: = 96 Fahrten	1.656,00 €
Hinzurechnung im Kalenderjahr zum Arbeitslohn:	1.656,00 €
Abzüge im Jahr für Steuer und Sozialversicherung 50 %	828,00 €

Ersparnis im Beispielfall im Kalenderjahr:	724,50 €

Es lohnt sich i.d.R. insbesondere bei Außendienstmitarbeitern oder Arbeitnehmer mit regelmäßiger mehrtätiger Reisetätigkeit auf eine Abrechnung durch Einzelfahrtennachweis umzustellen. Der Werbungskostenabzug im Rahmen der Einkommensteuererklärung oder Lohnsteuerpauschalierung (0,30 € je Entfernungskilometer) ist dann jedoch auf die Anzahl der tatsächlichen Fahrtage zu reduzieren.

Hinweis für Park and Ride Fälle: Die Abstellung der Zuschlagsberechnung auf die kürzere Strecke bis zum Bahnhof kann nur erfolgen, soweit der Nachweis (Bahnticket etc.) erbracht wird, dass für die restliche Fahrtstrecke zum Arbeitsplatz ein anderes Verkehrsmittel genutzt wurde (BFH 04.04.2008/IV R 68/05 - BStBl II S. 890)

Fahrtenbuch:
Lohnt es sich und wann wird es von der Finanzverwaltung anerkannt?

Bei Fahrzeugen, die überwiegend betrieblich oder beruflich genutzt werden, kann es erhebliche finanzielle Vorteile bringen, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird. Um dies abzuprüfen ist eine Vergleichsrechnung zwischen der 1%-Regelung (soweit diese zulässig ist) und der Ermittlung der tatsächlichen Aufwendungen durchzuführen.

Beispiel:

Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung nach der 1%-Regelung:

Bruttolistenneupreis Pkw:	35.000 €
Jährlich zu versteuern n. d. 1%-Regelung: 12 x 350 € = 4.200,00 €
Vergleichsrechnung:
Fahrzeugkosten: Abschreibung: 6 Jahre/35.000/6 =	5.833,00 €
Inspektionskosten p.a.	650,00 €
Benzin etc. bei 30.000 km p.a.	3.900,00 €
Gesamtkosten p.a.	10.383,00 €
Je KM:	0,35 €

Bei 10.000 privat KM = 33 % - privater Kostenanteil:	3.426,00 €
Bei 15.000 privat KM = 50 % - privater Kostenanteil:	5.192,00 €

Anhand dieser Beispielrechnung ist leicht zu erkennen, dass bei einer Privatnutzung von weniger als 40 % der Einzelkostennachweis günstiger ist. Steuern sparen kann man bei einer deutlich geringeren Privatnutzung.

Ein Beispiel hierzu:

Bei 6.000 privat KM = 20 % - privater Kostenanteil: 2.077,00 €

Bei der 1%-Regelung 4.200,00 €

Minderung des zu versteuernden Einkommens um: 2.077,00 €

Steuervorteil bei einem Grenzsteuersatz von 35 % 743,00 €

Bei Arbeitnehmern oder sonstigen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten kann durch die Führung des Fahrtenbuches nicht nur die Steuer (ESt, SolZ, KiSt) sondern auch die Sozialversicherung von rund 40 % (Arbeitgeber und Arbeitnehmeranteil) gespart werden. So könnte die Gesamtersparnis im vorliegenden Fall 75 % von 2.077 € = 1.557,75 € betragen.

Es lohnt sich damit nicht nur für Unternehmer und Selbständige sondern auch für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen, die Besteuerung der Privatnutzung regelmäßig zu überdenken.

An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung strenge Anforderungen. Wird das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung verworfen, bleibt es bei der Anwendung der 1%-Regelung.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:

Das Fahrtenbuch muss gebunden sein. Nachträgliche Änderungen und Eintragungen müssen erkennbar sein. Fahrtenbücher in Form von Excel-Tabellen oder sonstigen EDV-Aufzeichnungen scheiden damit aus. Elektronische Fahrtenbuchschreiber sind zulässig, soweit diese im Fahrzeug fest installiert und nicht manipulierbar sind.
Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet in der Praxis, die Eintragung erfolgt am Ende einer jeden Fahrt. In den Zeiten, wo auf jeder Tankquittung das Datum und die Uhrzeit stehen, macht eine andere Verfahrensweise keinen Sinn.
Die Fahrten müssen vollständig und fortlaufend eingetragen werden.

Daten:

Datum

Uhrzeit Fahrtbeginn

Uhrzeit Fahrtende

Fahrtziel

Anlass/Info zum Fahrtziel

KM-Stand Anfang

gefahrene Strecke

KM-Stand Ende

Die gefahrene Strecke wird dann jeweils in einer Rubrik als Geschäftsfahrt, Fahrt zur Arbeitsstätte oder reine Privatfahrt deklariert. Bei reinen Privatfahrten ist es nicht erforderlich das Fahrtziel und Infos zum Fahrtziel anzugeben. Hier genügt dann der Eintrag „Privatfahrt“.

Es ist zu empfehlen, jedes Kalenderjahr mit einem neuen Fahrtenbuch zu beginnen, damit das alte Fahrtenbuch zum Zwecke der Ermittlung der Summe der Geschäfts- und Privatfahrten aus dem Fahrzeug genommen und ggf. dem Finanzamt zugesendet werden kann.

Weitere Besonderheiten und spezielle Fragen des konkreten Einzelfalls können wir gerne im Beratungsgespräch klären.

Fundstellen:

§ 8 Abs. 2 EStG

BMF-Schreiben (pdf):

BMF Schreiben vom 1. 4.2011 - IV C 5 - S 2334/08/10010 - (Fahrten zur Arbeitsstätte)

BMF Schreiben vom 18.11.2009 - IV C 6 -S 2177/07/10004 (Besteuerung der Privatnutzung)

BMF-Schreiben vom 27. 8.2004 IV B 7 - S 7300 - (Umsatzsteuerliche Behandlung)

BFH-Entscheidungen (pdf)

Bundesfinanzhof mit Urteil v. 9.3.2010 - VIII R 24/08 - (Nutzung mehrerer Fahrzeuge)

Dieter P. Gonze, Steuerberater

7. 2.2012

Aktualisiert (10. April 2012)