Steuerberatungsgesellschaft

Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Die Begriffe „Mehrverpflegungsaufwendungen, Verpflegungspauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Auslöse u.s.w." trifft man in allen Einkunftsbereichen des Steuerrechts an. Um was geht es hier eigentlich? Zunächst kann kein Bürger seine Verpflegungsaufwendungen bei der Steuererklärung als Aufwand geltend machen. Diese Aufwendungen gehören zu den alltäglichen Kosten der privaten Lebensführung und stehen in keinem Zusammenhang mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften. 

Im direkten Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften kann jedoch ein höherer finanzieller Verpflegungsaufwand stehen. Ein Arbeitnehmer der regelmäßig an einem festen Arbeitsplatz in einem Betrieb arbeitet, kann entweder sein Essen von zu Hause mitnehmen oder die ihm aus Erfahrung bekannten preisgünstigen Verköstigungsmöglichkeiten im Betrieb oder um den Betrieb herum nutzen. Es steht hier kein arbeitsbedingter oder besser einkünftebedingter Verpflegungsmehraufwand. 

Ein Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens, der beispielsweise Kundenbesuche etc. im weiten Umkreis von dem Sitz seines Arbeitgebers zu absolvieren hat, muss sich mit den erheblichen Verpflegungskosten auf Autobahnrasthöfen, in Ballungszentren etc. auseinander-setzen und hat keine Möglichkeit preisgünstige Alternativen zu nutzen. Da er beruflich, zur Erzielung von steuerpflichtigen Einnahmen, unterwegs ist, ist dieser Mehraufwand auch beruflich bedingt. Letztlich verbleibt diesem Arbeitnehmer nach Abzug seiner beruflich bedingten Aufwendungen ein geringeres Nettoeinkommen, als einem Arbeitnehmer der immer an seinem festen Arbeitsplatz sitzt. Dieser beruflich bedingte Verpflegungsmehraufwand kann bei der Erzielung aller denkbaren steuerpflichtigen Einnahmen entstehen. Beim Unternehmer, beim Arbeitnehmer, aber auch beim Vermieter der zur Eigentümerversammlung der weitentfernten Eigentumswohnung oder der Kapitalanleger der zur Aktionärsversammlung reist. 

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen regelmäßig bei:

• Außendienstmitarbeitern
• Monteuren / Arbeitern auf Montage oder wechselnden Baustellen / Einsatzwechseltätigkeit
• Dienstreisen / Seminarbesuchen etc.
• Berufskraftfahrern / Fernfahrern
• Seeleuten / Soldaten
• u.a.

Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten an ein und derselben auswärtigen Arbeitsstelle werden keine Mehrverpflegungsaufwendungen steuerlich berücksichtigt. Nach Ablauf dieser Zeit geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Reisende sich mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut gemacht hat und kein Verpflegungsmehraufwand mehr entsteht. Diese Regelung zielt  auf einen Arbeitnehmer der von seinem bisherigen festen Arbeitsplatz für die Dauer von mehr als drei Monaten an einen anderen „festen Arbeitsplatz“ gewechselt hat. Ebenso gilt dies für Baustellen deren Zeitdauer drei Monate überschreitet. Wird der Aufenthalt dort durch den Wechsel an einen anderen Arbeitsort vier Wochen unterbrochen, beginnt eine neue Dreimonatsfrist.

Die Verpflegungspauschbeträge können zeitlich unbegrenzt von besonderen Berufsgruppen in Anspruch genommen werden, die keine Dienstreise im wörtlichen Sinne durchführen, aber ständig an anderen Einsatzorten tätig sind. Dies sind Berufskraftfahrer und ähnliche Berufe die 80% ihrer Arbeitszeit im Fahrzeug verbringen (vergl. keine 3-Monatsfrist für Berufskraftfahrer: BFH  v. 24.02.2011 - VI R 66/10). Darüber hinaus sind keine Mehrverpflegungsaufwendungen steuerlich abzugsfähig. Ob tatsächlich eine Verpflegungsmehraufwand entstanden ist, ist für die Inanspruchnahme der Pauschbeträge unbedeutend.

Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit die Erstattung von Mehrverpflegungsaufwendungen die über den Pauschbetrag hinausgehen mit 25 % pauschal zu versteuern.

Inlandspauschbeträge:

Bei beruflich bedingter Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsplatz von

• Weniger als 8 Stunden am Tag = keine steuerliche Berücksichtigung
• Mindestens 8 Stunden am Tag = 6 € Pauschbetrag
• Mindestens 14 Stunden am Tag = 12 € Pauschbetrag
• 24 Stunden = voller Tag = 24 € Pauschbetrag

Ein Arbeitnehmer, der eine dreitägige Dienstreise absolviert hat, kann demgemäß folgende Pauschbeträge als Werbungskosten geltend machen oder sich von seinem Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen lassen:

Abfahrt von zu Hause:  Montag 8.00 Uhr
Rückkehr zum regelmäßigen Arbeitsplatz im Büro: Mittwoch 13.00 Uhr
Verpflegungspauschbeträge:
Montag = 16 Std = 12 €, Dienstag = 24 Std. = 24 €, Mittwoch = 13 Std. = 6 €
Insgesamt: 42 €

Bei der Berechnung der Abwesenheitszeiten muss die Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte (Betrieb, Arbeitsplatz) und von der Wohnung gegeben sein. Wie im Beispielfall, beendet die Rückkehr zum Arbeitsplatz die Dienstreise. Die Pauschbeträge können längstens (Ausnahme bei Berufskraftfahrern) für eine berufliche Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte für drei Monate an ein- und derselben anderen Arbeitsstätte geltend gemacht werden.

Für berufliche Auslandstätigkeiten gelten besondere länderspezifische Pauschbeträge. Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Weitere Hinweise hierzu:

• Erfolgt an einem Tag eine mehrfache Auswärtstätigkeit, sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen.
• Eine Tätigkeit die nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr des Folgetages – ohne Übernachtung - beendet wird, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Tag zuzurechnen an dem der Zeitanteil überwiegt.
• Die Pauschbeträge sind auch dann anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Die unentgeltlichen Verköstigungen während eines Fluges, im Rahmen der vom Arbeitgeber bezahlten Flugreisen, bleiben unberücksichtigt.
 

Aufzeichnungspflichten:

Der Steuerpflichtige sollte in Schriftform folgende Aufzeichnungen führen oder anhand von betrieblichen Abrechnungsnachweisen belegen können: 

Beispiel 1:

Reisebeginn:              2. 6.2008                    10.00 Uhr       

Reiserückkehr:           2. 6.2008                    21.00 Uhr

Anlass:                       Seminar in Leipzig

 

Pauschbetrag:            =          6 €

 

Beispiel 2:

Reisebeginn:              2. 6.2008                    15.00 Uhr       

Reiserückkehr:           4. 6.2008                    17.00 Uhr

Anlass:                       Messebesuch, SPIELO in Nürnberg

 

Pauschbeträge           2. 6.2008 /   8 Std. =    6 €

                                   3. 6.2008 / 24 Std. =   24 €

                                   4. 6.2008 / 14 Std. =   12 €

                                   Summe:                      42 € 

Soweit hier noch Fahrtkosten für Fahrten im eigenen Pkw geltend gemacht werden oder ein Fahrtenbuch für den Dienst-Pkw zu führen ist, ist die zurückgelegte Fahrtstrecke in Kilometern anzugeben. 

Sonderregelungen:

• Baustellenarbeiter / Monteure etc.

Die Verpflegungsmehraufwendungen werden auch für Steuerpflichtige gewährt, die über keine regelmäßige Arbeitsstätte verfügen. Maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Bei ein und derselben Baustelle, ist die Dauer jedoch drei Monate begrenzt.

 

• Berufskraftfahrer / Fahrtätigkeit

Die Verpflegungsmehraufwendungen werden auch für Steuerpflichtige gewährt die über keine regelmäßige Arbeitsstätte verfügen. Hierzu gehört auch eine überwiegende Fahrtätigkeit als Berufskraftfahrer, Lokführer, fliegendes Personal etc. Dies liegt bei allen Steuerpflichtigen vor, die sich bei mehr als 80% ihrer Arbeitstätigkeit auf einem Fahrzeug aufhalten.

Für die Verpflegungsaufwendungen maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Liegt die Fahrtzeit jedoch regelmäßig unter 80%, dies kann beispielsweise bei einem Cheffahrer der Fall sein, dann wird der Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Für die Verpflegungsmehraufwendungen ist dann die zeitliche Abwesenheit vom Arbeitsplatz beim Arbeitgeber maßgebend. 

• Fliegendes Personal

Für die Verpflegungsaufwendungen maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Für den Ansatz der Auslandspauschbeträge gilt ein Land von dem Zeitpunkt an als erreicht, wenn das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Beträgt die Flugdauer mehr als 2 Tage sind für den Zeitraum zwischen Abflug und Landung die Auslandspauschbeträge für Österreich (zur Zeit 36€) anzusetzen. 

• Seeleute / Schiffsreisen

Die Verpflegungsmehraufwendungen für Seeleute richten sich danach, ob sie mit ihrem Schiff im Heimathafen liegen, auf hoher See sind oder in einem ausländischen Hafen festgemacht haben.

Im Heimathafen gelten die inländischen Pauschbeträge.

Im ausländischen Hafen die jeweils geltenden Auslandspauschbeträge.

In fremden Hoheitsgewässern die Auslandspauschbeträge des jeweiligen Landes.

Schiffe der deutschen Marine gelten in fremden Hoheitsgewässern völkerrechtlich als Inland.

(vergl. BFH 28. 9.2007 Az. 18K 638/06) 

Für Auslandsreisen mit dem Schiff sind für Tage ohne Einschiffung bzw. Ausschiffung die für Luxemburg geltenden Tagegelder anzusetzen (Abschn. R 39 Abs. 3 Nr. 2 LStR) 

Hinweis zu Pauschbeträgen für Auslandsübernachtungen:

Übernachtungskosten bei Inlandsreisen können gegen Einzelnachweis der Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Übernachtungskosten bei Auslandsreisen können Arbeitnehmern auch durch die Gewährung von länderspezifischen Pauschbeträgen erstattet werden. Maßgebend für die Höhe des Pauschbetrages ist das Land in dem die Übernachtung stattfindet. Für die Dauer von Flugreisen (Flugzeit) darf keine Übernachtungspauschale gewährt werden. 

Dieter P. Gonze, Stb. 7. 7.2011

 

Quellen:

Lohnsteuerrichtlinien R 9.4 – R 9.8

BMF-Schreiben vom 6. 7.2010

KM-Pauschalen gem. BMF-Schreiben v. 20. 8.2001 IV C 5 – 2353 – 312/01

§ 3 Nr. 16 EStG – Steuerfreie Arbeitgeberzahlungen

§ 4 Abs. 5 EStG

§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG – Monatliche Freigrenze für Sachbezüge bis 44€

§ 40 Abs. 2 EStG – Pauschalierung mit festen Steuersätzen

Tatsächlicher Mehraufwand unbedeutend: BFH Urteil v. 13.12.2007 – VI R 73/06

Steuerliche Behandlung von Mahlzeitengestellung gem. BFH Beschluss vom 19.7.2008 - VI R 80/06 - ( BStBl 2009 II S. 547)

Pauschbeträge für Auslandsreisen gem. BMF-Schreiben v. 17.12.2008 – IV – C 5 BStBl 2008 S. 1077

Keine 3-Monatsfrist für Berufskraftfahrer: BFH  v. 24.02.2011 - VI R 66/10