Steuerberatungsgesellschaft

Bewirtungsaufwendungen
(§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)

 Was sind Bewirtungskosten?

Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen beköstigt werden. Dies ist stets dann der Fall, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Dies wäre z.B. bei einem Essen eines Unternehmers mit einem Kunden im Restaurant der Fall. Bei einem gemeinsamen Essen werden u.a. geschäftliche Dinge besprochen und die Einladung soll Dank oder Ausdruck der guten Geschäftsbeziehung sein. Derartige Einladungen können auch zur Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen oder zur Kontaktpflege mit „Multiplikatoren“ oder anlässlich einer gezielten Öffentlichkeitsarbeit erfolgen. Die hier entstehenden Aufwendungen sind zwar betrieblich/beruflich veranlasst, werden aber nur eingeschränkt zum Steuerabzug zugelassen.

Bei einer Schulungsveranstaltung etc. ist dies beispielsweise nicht der Fall. Hier ist die Bewirtung der Schulungsteilnehmer nebensächlich und der Betriebsausgabenabzug ist insoweit uneingeschränkt möglich. Das Gleiche gilt, wenn die Bewirtungsaufwendungen im Rahmen einer Veranstaltung/eines Seminars von den Teilnehmern über die Rechnung zur Veranstaltung bezahlt wurden.

Nachfolgend wird zu der steuerlichen Behandlung der zuerst beschriebenen „echten“ Bewirtungsaufwendungen Stellung genommen.

Zu den Bewirtungsaufwendungen gehören alle Aufwendungen, die zwangsläufig mit der Bewirtung anfallen. Dies sind neben der Rechnung des Restaurants beispielsweise Trinkgelder und Garderobengebühren.

Bewirtungsaufwendungen können nicht nur bei Unternehmern, sondern auch bei Arbeitnehmern oder im Rahmen der Einkünfteerzielung bei Vermietung und Verpachtung etc. als Betriebsausgaben oder Werbungskosten anfallen. Im Normalfall bekommen Arbeitnehmer die Kosten für Bewirtungen im Auftrag ihres Arbeitgebers wieder erstattet. Aber bei Arbeitnehmern mit erfolgsabhängigen Bezügen, z.B. bei Außendienstmitarbeitern, oder bei Arbeitnehmern mit repräsentativen Aufgaben kann auch vereinbart sein, dass die Bewirtungskosten vom Arbeitnehmer selbst bezahlt werden und diese dadurch mit dem Bruttogehalt abgegolten sind. Oft enthält das vereinbarte Bruttogehalt hier auch eine Pauschale für solche Werbungskosten (Bewirtung, Telefon u.a.). Diese muss sich dann aus dem Arbeitsvertrag oder der Vergütungsvereinbarung eindeutig ergeben. 

Rechtliche Grundlagen

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden, so kann dies steuerfrei geschehen. Erfolgt eine solche Erstattung nicht, wird dies regelmäßig als Indiz dafür gewertet, dass eine private Veranlassung der Bewirtung vorliegt.

Kosten für die Bewirtung von Kollegen und Kunden des Arbeitgebers anlässlich von Geburtstagen, Beförderungen, Amtseinführungen, Jubiläen usw. sind nicht als Werbungskosten begünstigt. Dies gilt auch – trotz erfolgsabhängiger Bezüge – beim Empfang eines Arbeitnehmers anlässlich des Antritts einer herausgehobenen betrieblichen Stellung, wenn Kunden des Arbeitgebers mit ihren Ehefrauen eingeladen sind.

Aufwendungen für Geburtstagsfeiern – selbst wenn Kunden des Arbeitgebers eingeladen sind – sind nicht als Werbungskosten begünstigt.

Bei einem leitenden Angestellten mit überwiegend erfolgsabhängigen Bezügen kann aber die Einladung von Mitarbeitern zur Belohnung für deren Arbeitsleistung zum Werbungskostenabzug führen. Wichtig ist dabei die Herausarbeitung des Belohnungscharakters für besondere Leistungen und damit einer rein beruflichen Veranlassung im Gegensatz zu einer rein gesellschaftlichen Veranstaltung.

Steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten

Die Abzugsbeschränkung auf 70 % der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) trifft auf die typischen Fälle zu, bei denen die Bewirtung/Einladung im Vordergrund steht und es sich bei den bewirteten Personen nicht um Arbeitnehmer handelt. Dies ist das gemeinsame Essen mit Geschäftspartnern zur Besprechung geschäftlicher Dinge. Bei der Bewirtung von Arbeitnehmern anlässlich einer Schulung entfällt die Abzugsbeschränkung. Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen einer betrieblichen und einer außerbetrieblichen/geschäftlichen Veranlassung. Die Abzugsbeschränkung betrifft die geschäftliche Veranlassung, d.h. die Bewirtung von Dritten, Nichtarbeitnehmern. Dementsprechend ist die Bewirtung von selbständigen Handelsvertretern oder Kunden anlässlich einer Schulung nur i.H.v. 70 % der Aufwendungen abzugsfähig. Nehmen an einer Veranstaltung Arbeitnehmer und Fremde teil, sind die Aufwendungen dennoch insgesamt i.H.v. 70 % abzugsfähig (BFH, Urt. v. 18.09.2007 – I R 75/06). Die volle Abzugsfähigkeit besteht auch, wenn die Teilnehmer der Veranstaltung ein Entgelt (Seminargebühr) entrichtet haben. Bei Aufwendungen im Rotlichtmilieu sind nur die Aufwendungen, die auf die Bewirtung entfallen, mit einem Anteil von 70 % steuerlich anzusetzen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG).

Nicht unter die hier angeführten Bewirtungsregelungen fallen übliche Aufmerksamkeiten wie die Reichung von Kaffee, Tee und Gebäck im Rahmen einer betrieblichen Besprechung. Auch die Verköstigung durch einen Herstellungsbetrieb oder Händler anlässlich einer Verkaufsveranstaltung fällt nicht unter die Abzugsbeschränkung. In diesen Fällen steht der Verkauf der Produkte im Vordergrund (Beispiel: Weinpräsentation u.a.).

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer können dennoch die Vorsteuer in voller Höhe, d.h. von 100 % des Rechnungsbetrags, steuermindernd geltend machen (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).

Fazit zur steuerlichen Abzugsbeschränkung:

–    Steuerliche Berücksichtigung nur, soweit die Aufwendungen üblich und angemessen sind.

–    Keine Abzugsbeschränkung beim Vorsteuerabzug.

–    Keine Abzugsbeschränkung bei der ausschließlichen Bewirtung von Arbeitnehmern.

–    Keine Abzugsbeschränkung bei der Reichung von Aufmerksamkeiten wie Getränken und Gebäck.

–    Keine Abzugsbeschränkung bei Veranstaltungen gegen Kostenbeteiligung der Teilnehmer.

–    Abzugsbeschränkung auf 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgaben/Werbungskosten bei der Bewirtung fremder Personen.

–    Die berufliche Veranlassung ist zu belegen.

Bei der Bewirtung in Gaststätten sind strenge Anforderungen an den unternehmerischen Anlass und an den Aufwandsbeleg zu erfüllen. Spätere Berichtigungen der Belege anlässlich von Betriebsprüfungen sind nicht mehr möglich. Der Aufwandsbeleg muss durch den Restaurantbetrieb maschinell erstellt werden. Handgeschriebene Rechnungen eines Gastwirts können steuerlich nicht berücksichtigt werden. Die Rechnung muss alle vorgeschriebenen Rechnungsdaten einer Unternehmerrechnung (§ 14 UStG) enthalten. Rechnungen über einen Betrag von mehr als 150 € müssen zusätzlich die Anschrift des bewirteten Steuerpflichtigen enthalten. Auf dem Rechnungsbeleg oder auf einem angehefteten Zusatzbeleg sind Angaben über die bewirteten Personen und den geschäftlichen Anlass zu machen und der Beleg ist vom Gastgeber zu unterzeichnen.

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg:

1.   Maschinell erstellte registrierte Rechnung der Gaststätte:

–    Ordentliche Rechnung mit Angabe der Anschrift der Gaststätte, Datum, Steuer-Nr., Rechnungs-Nr., Menge und Ware, Umsatzsteuer etc.

–    Ab einem Rechnungsbetrag von über 150 € ist die Umsatzsteuer gesondert auszuweisen und der Rechnungsempfänger mit vollständiger Anschrift anzugeben.

2.   Zusätzliche Angaben durch den Steuerpflichtigen auf dem Rechnungsbeleg oder angehefteten Zusatzbeleg:

–    Namen der Teilnehmer inkl. Gastgeber

–    Anlass der Bewirtung – konkrete Beschreibung (soweit kein Rechtsanwalt)

–    Tag der Bewirtung

–    Höhe der Aufwendung (inkl. Trinkgeld)

Diese Angaben dürfen nicht im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgeholt werden.

Für die Anerkennung von Bewirtungsbelegen gelten strenge Richtlinien. Nur wenn der Bewirtungsbeleg allen gesetzlichen Anforderungen genügt, kann er bei einer Steuerprüfung nicht aus formalen Gründen beanstandet werden. Bewirtungsbelege werden von den Steuerprüfern anlässlich einer Betriebsprüfung grundsätzlich geprüft und bei Mängeln wird der steuerliche Gewinn um die vorher als Betriebsausgaben verbuchten Kosten erhöht.

Besondere Aufzeichnungspflichten

Für Bewirtungskosten gelten gem. § 4 Abs. 8 EStG besondere Aufzeichnungspflichten. Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah zu verbuchen. Dies erfolgt bei buchführungspflichtigen Unternehmern durch die Verbuchung auf einem eigenen Konto. Bei nichtbuchführungspflichtigen Unternehmern und sonstigen Steuerpflichtigen (Arbeitnehmer, V+V u.a.) erfolgen die Aufzeichnungen und Belegablage separat von den übrigen Betriebsausgaben oder Werbungskosten in einer Aufstellung (Anlage zur Gewinnermittlung/Steuer­erklärung) und werden in der Einnahmenüberschussrechnung auch getrennt von den übrigen Betriebsausgaben/Werbungskosten ausgewiesen.

Eine zeitnahe Verbuchung der Bewirtungskosten bei einem buchführungspflichtigen Unternehmer ist nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ anzunehmen, wenn der Beleg zehn Tage nach dem Aufwand in der Buchhaltung erfasst wurde. Damit will der Gesetzgeber verhindern, dass Bewirtungskosten zur Ergebnisveränderung im Rahmen der Buchhaltung/Abschluss­erstellung nachgeschoben werden.

Liegen gesonderte Aufzeichnungen der Bewirtungskosten nicht vor, so führt dies selbst dann zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs von Bewirtungskosten, wenn die Bewirtung beruflich veranlasst gewesen sein sollte (BFH, Urt. v. 13.05.2004 – IV R 47/02, BFH/NV 2004, 1402).

Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

Unternehmer, die der umsatzsteuerlichen Regelbesteuerung unterliegen, können die auf den Bewirtungsbelegen ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe (ohne Kürzung auf 70 %) als Vorsteuer geltend machen. Der BFH hat am 10.02.2005 festgestellt, dass die vom Gesetzgeber beschlossene Einschränkung des Vorsteuerabzugs gegen bestehendes EU-Recht verstößt. Das BMF hat mit Schreiben vom 23.06.2005 den vollen Vorsteuerabzug für alle bis dahin offenen Fälle zugelassen, und zwar auch dann, wenn der Bewirtungsbeleg mangelhaft ist und zum Betriebsausgabenabzug nicht anerkannt wird. Voraussetzungen sind natürlich der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer und angemessene Bewirtungsaufwendungen. Ab einem Rechnungsbetrag über 150 € muss zudem der Umsatzsteuerbetrag gesondert ausgewiesen und der Rechnungsempfänger mit vollständiger Anschrift auf dem Bewirtungsbeleg angegeben werden.

Bewirtungsaufwendungen im Zusammenhang mit Incentive-Reisen sowie Betriebsaus­gabenabzug für die Bewirtung von Handelsvertretern

Nach dem BMF-Schreiben vom 14.10.1996 dienen Incentive-Reisen und die damit zusammenhängenden einzelnen Veranstaltungen allgemein touristischen Interessen (EStG-Kartei NRW § 4 (1)-(3) EStG Nr. 5; BStBl I 1996, 1192). Zur Behandlung der Aufwendungen bei dem die Reiseleistung gewährenden Unternehmen ist Folgendes zu beachten:

a) Aufwendungen für Geschäftspartner

Die ertragsteuerliche Behandlung der Aufwendungen ist davon abhängig, ob die Reise als zusätzliche Gegenleistung für eine Leistung des Geschäftspartners gewährt wird oder ob die Reise im Rahmen der Förderung der allgemeinen Geschäftsbeziehungen durchgeführt wird.

Die Kosten sind beim gewährenden Unternehmen grundsätzlich in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn die Reise als zusätzliche Gegenleistung für eine Leistung des Geschäftspartners gewährt wird. In diesen Fällen sind lediglich die Einschränkungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (Abzug von Bewirtungskosten nur i.H.v. 80 %; beachte: erfolgt eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, so sind die damit zusammenhängenden Aufwendungen ab dem 01.01.2004 nur noch zu höchstens 70 % abziehbar) und des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 3 EStG (Nichtabziehbarkeit von Aufwendungen bei Unterbringung in einem eigenen Gästehaus) zu beachten.

Wird die Reise dagegen durchgeführt, um allgemein Geschäftsbeziehungen anzuknüpfen, zu erhalten oder zu verbessern, handelt es sich um ein Geschenk des gewährenden Unternehmens i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG (R 4.10 Abs. 4 EStR). Die Folge ist, dass diese Aufwendungen den Gewinn nicht mindern dürfen. Eine Ausnahme bilden die Bewirtungskosten, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 80 % abzugsfähig sind. (Beachte: Erfolgt eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, so sind die damit zusammenhängenden Aufwendungen ab dem 01.01.2004 nur noch zu höchstens 70 % abziehbar.)

b) Betriebsausgabenabzug für die Bewirtung von Handelsvertretern

Bewirtungsaufwendungen können unbeschränkt abgezogen werden, wenn sie allgemein betrieblich veranlasst sind. Eine Bewirtung ist nur dann allgemein betrieblich veranlasst, wenn ausschließlich Arbeitnehmer des bewirtenden Unternehmens bewirtet werden. Das bedeutet, dass Bewirtungsaufwendungen für Handelsvertreter oder andere freie Mitarbeiter, die keine Arbeitnehmer sind, aber in einem arbeitnehmerähnlichen Verhältnis stehen, zu kürzen sind.

Das FG Düsseldorf vertritt in seinem Urteil vom 29.09.1999 – 2 K 8431/97 F (DStR 2000, 113) die Auffassung, die Bewirtung von Außendienstmitarbeitern auf rein betriebsinternen Veranstaltungen sei nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst und demnach wie die Arbeitnehmerbewirtung von der Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG ausgenommen. Als maßgebendes Kriterium sei auf die „innerbetriebliche Veranstaltung“ unabhängig vom Personenkreis abzustellen.

Hinweis
Demgegenüber wurde auf einer Sitzung der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder mehrheitlich beschlossen, dass diesem Finanzgerichtsurteil der Zweck des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und die darauf basierende R 4.10 Abs. 7 EStR entgegenstehen.

Nach dem Willen des Gesetzgebers und dem Zweck der Vorschrift sind lediglich Bewirtungen, an denen ausschließlich Arbeitnehmer des Betriebs teilnehmen, als betrieblich und nicht geschäftlich veranlasst anzusehen und somit von der Abzugsbeschränkung auszunehmen. Die betrieblich veranlasste Bewirtung von Nicht-Arbeitnehmern, Geschäftsfreunden oder Handelsvertretern führt demnach zu Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass, deren Betriebsausgabenabzug nur zu 70 % (bis 2003: 80 %) zugelassen wird.

Der Auffassung des FG Düsseldorf, die Bewirtung von Außendienstmitarbeitern auf rein betriebsinternen Veranstaltungen sei nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst und somit von der Abzugsbegrenzung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG ausgenommen, ist mithin nicht zu folgen.

Bewirtungskosten bei Rechtsanwälten

Auch Rechtsanwälte können Bewirtungsaufwendungen einkommensteuerlich nur dann geltend machen, wenn sie Teilnehmer und Anlass der Bewirtung offenlegen.

Der BFH hat mit Urteil vom 26.02.2004 – IV R 50/01 (BFH/NV 2004, 715) entschieden, dass Rechtsanwälte die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG erforderlichen Angaben zu Teilnehmern und Anlass einer Bewirtung i.d.R. nicht unter Berufung auf die anwaltliche Schweigepflicht verweigern können.

In dem entschiedenen Fall hatte ein Rechtsanwalt Kosten für Gaststättenbesuche i.H.v. knapp 6.000 € als Betriebsausgaben seiner Kanzlei abgezogen. Das Finanzamt erkannte die Kosten bis auf einen kleinen Teil nicht an, weil auf den Belegen die nach dem EStG erforderlichen Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den bewirteten Personen fehlten. Daraufhin ergänzte der Rechtsanwalt die Belege mit Angaben wie etwa „Geschäftsbesprechung“ oder „Mandatsbesprechung“. Weitere Angaben verweigerte er mit Hinweis auf seine anwaltliche Schweigepflicht.

Der BFH hielt dieses Argument nicht für durchgreifend. Das Gesetz verlange konkrete Angaben zu Anlass und Teilnehmern der Bewirtung, damit überprüft werden könne, ob die Bewirtung wirklich betrieblich veranlasst gewesen sei. Zwar unterliege der Rechtsanwalt einer Schweigepflicht, deren Verletzung auch strafbar sei. In das so geschützte Vertrauensverhältnis zwischen Rechtsanwalt und Mandanten werde jedoch nicht unverhältnismäßig eingegriffen, wenn aus Gründen der Gleichbehandlung auch vom Rechtsanwalt Angaben zu Person und Anlass der Bewirtung verlangt würden. Wenn der Mandant sich einladen lasse, werde er damit rechnen und auch einverstanden sein, dass der Anwalt die Kosten steuerlich geltend mache und dabei auch die Person des Bewirteten benenne.

Hinweis
Allerdings brauche der Rechtsanwalt nur die zur Prüfung der betrieblichen Veranlassung unbedingt erforderlichen Einzelheiten gegenüber dem Finanzamt offenzulegen. Finde das Geschäftsessen beispielsweise im Zusammenhang mit der Beratung des Mandanten wegen einer angeblichen Steuerhinterziehung statt, sei ein Hinweis auf den Hinterziehungsvorwurf entbehrlich. 

Quellen:
§ 4 Abs. 5 EStG
§ 4 Abs. 8 EStG
§ 15 Abs. 1a UStG
§ 4.10 Abs. 5–9 EStR

 

>>zurück zur Übersicht