Steuerberatungsgesellschaft

Die steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigung (§ 3 Nr. 26, § 3 Nr. 26a EstG)   

Allgemeine Infos

Zur Vermeidung der Anwendung komplizierter steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften und damit zur Verhinderung eines nebenberuflichen Engagements in gemeinnützigen Einrichtungen hat der Gesetzgeber Vorschriften erlassen, die es diesen Einrichtungen ermöglichen -  im Rahmen von Freibeträgen - abgabenfreie Aufwandsentschädigungen zur gewähren.

Aufwandsentschädigungen stellen ein Leistungsentgelt dar. Sie sind nicht zu verwechseln mit einem „Auslagenersatz“. Im letzteren Fall werden dem Zahlungsempfänger einzelne, belegbare Auslagen, die für Rechnung und Lasten des Zahlenden angefallen sind, centgenau oder in Form steuerlich zulässiger Pauschalen (KM-Gelder, Reisekosten) erstattet. Die Tätigkeit gegen Gewährung einer Aufwandsentschädigung steht einer ehrenamtlichen Tätigkeit entgegen.

Ist ein Vorstand satzungsgemäß verpflichtet seine Tätigkeit ehrenamtlich auszuüben, so kann er für diese Tätigkeit nicht eine Aufwandsentschädigung fordern. Der Vorstand kann jedoch für eine andere Tätigkeit, die nicht unter seine Vorstandsobliegenheiten fällt, mit dem Verein die Zahlung einer Aufwandsentschädigung vereinbaren. Die Regelungen hierzu können in der Satzung oder durch einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung erfolgen.

Das Einkommensteuergesetz sieht zur Gewährung von steuerfreien Aufwandsentschädigungen die eine gemeinnützige Einrichtung an Personen zwei unterschiedliche Regelungen vor. Dem so genannten Übungsleiterfreibetrag in Höhe von 2.100 Euro und dem Ehrenamtspauschbetrag von 500 Euro. Die Beträge sind ebenso sozialversicherungsfrei, so dass es in diesen Fällen nicht auf eine Arbeitnehmer- oder Selbstständigenstellung des Zahlungsempfängers ankommt. Beide Freibeträge können für die gleiche Tätigkeit nicht nebeneinander in Anspruch genommen werden.  

A. Freibetrag (Übungsleiterpauschale) in Höhe von 2.100€ p.a.

(gem. § 3  Nr. 26 EStG, Sozialversicherungsfreiheit gem. § 14 I 5 SGBIV)

Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten:

1.     aus nebenberuflichen künstlerischen Tätigkeiten oder

2.     nebenberuflicher Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen im Dienst oder im Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer als steuerbegünstigt anerkannten Körperschaft (nach §§ 52 – 54 AO)

1.    Art der Tätigkeit:

Es geht um eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Lehrer, Erzieher, Betreuer, Künstler, Pflegekraft.

Gemeinsames Tätigkeitsmerkmal ist eine pädagogische Ausrichtung der Tätigkeit. Typische Tätigkeiten: darstellende Künstler, Sporttrainer, Chorleiter und sonstige Lehr- und Vortragstätigkeiten ausgerichtet auf die Weiterentwicklung von geistigen und körperlichen Fähigkeiten von Menschen. Diese Regelung gilt damit nicht für sonstige Tätigkeiten. Die Reinigungskraft, Küchenhilfe, der Platzwart etc. erfüllen nicht die beschriebene Tätigkeitsvoraussetzung.  

Die ebenfalls begünstigte Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen umfasst auch die Hilfe bei der Verrichtung alltäglicher Dinge der zu betreuenden Personen. Hierzu gehören die Grund- und Behandlungspflege, die Erledigung häuslicher Verrichtungen wie Einkäufe, Schriftverkehr etc. entsprechend § 71 SGB XII. Auch hier ist das wesentliche Tätigkeitsmerkmal eine pädagogische Ausrichtung auf den Menschen. Die nebenberufliche Arbeit in der Großküche eines Altenheims ist demnach nicht begünstigt, jedoch die personenbezogene Hilfe bei der Essenseinnahme oder auch der Essenszubereitung.

Eine Tätigkeit die vorgenannte Merkmale nicht erfüllt, ist damit auch nicht nach § 3 Nr. 26 EStG begünstigt. Nicht begünstigt sind beispielsweise die Tätigkeiten im Rahmen der Vorstandsobliegenheiten, die Tätigkeit als Gerätewart etc.

Beispielfälle und weitere Detailinfos enthält die Rundverfügung der OFD Frankfurt vom 26.08.2008 (.pdf 61KB) 

2.    Nebenberufliche Tätigkeit:

Die Feststellung, ob die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausgeübt wird, ist einmal tätigkeitsbezogen und zum anderen zeitlich abzugrenzen. Der Bundesfinanzhof hat in seinen Entscheidungen im wesentlichen auf eine zeitliche Abgrenzung als maßgebendes Kriterium abgestellt.

Zeitlich bezogene Abgrenzung:

Eine Tätigkeit wird nebenberuflich ausgeübt, wenn sie – bezogen auf das Kalenderjahr – maximal 1/3 der Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten (im öffentlichen Dienst: 38,5: 3 = 12 Std. 49 Minuten) in Anspruch nimmt.  Ob tatsächlich gleichzeitig ein Hauptberuf ausgeübt wird, spielt keine Rolle. Damit kann der Freibetrag auch von Rentnern, Studenten, Hausfrauen etc. in Anspruch genommen werden. 

Tätigkeitsbezogene Abgrenzung:

Eine Tätigkeit wird nicht nebenberuflich ausgeübt, wenn sie als Teil einer Haupttätigkeit anzusehen ist.

Beispiel:
              Die Haupttätigkeit besteht in einer Vollzeittätigkeit als angestellter Musiker bei einem Rundfunkorchester.

              Die nebenberufliche Tätigkeit besteht als Chorleiter bei einer gemeinnützigen Einrichtung.

              Die tätigkeitsbezogene Abgrenzung ist eindeutig gegeben.

 

              Die Haupttätigkeit besteht in einer Vollzeitbeschäftigung als Krankenpfleger im Altenheim.

              Die nebenberufliche Tätigkeit besteht als Betreuer von Alten und Behinderten für eine andere gemeinnützige Einrichtung.

              Die tätigkeitsbezogene Abgrenzung ist eindeutig gegeben.  

Die Abgrenzbarkeit von einer Haupttätigkeit ist in der Rechtsprechung nicht abschließend geklärt. Dies insbesondere dann, wenn keine einheitliche Haupttätigkeit vorliegt. Beispiel: Ein Lehrer arbeitet in seiner Haupttätigkeit für verschiedene Auftraggeber und nebenberuflich als Lehrer für eine gemeinnützige Einrichtung. Mehrere gleichartige Tätigkeiten werden zusammengefasst, wenn sich nach allgemeiner Verkehrsauffassung aus dem Gesamtbild eine gleichartige Tätigkeit als Hauptberuf ergibt. Soweit alle Tätigkeiten als eine einheitliche Tätigkeit anzusehen sind, kann das Tatbestandmerkmal „nebenberuflich“ nicht erfüllt werden.

Typische Fälle in der Praxis sind:

·      Lehrer an öffentlichen oder kirchlichen Schulen.

·      Lehrbeauftragte an Hochschulen.

·      Dozenten bei der IHK, Handwerkskammer und an städtischen Volkshochschulen.

·      Trainer bei Sportvereinen.

·      Ausbilder bei der Feuerwehr oder im Rettungsdienst.

·      Chorleiter, Dirigenten, Musiker bei gemeinnützigen Vereinen oder Kirchengemeinden.

·      Jugendgruppenleiter bei gemeinnützigen Organisationen und Kirchen.

·     Krankenschwestern, Altenpfleger oder Pflegehelfer in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder ambulanten Diensten, wenn der Träger eine Kommune, ein Wohlfahrtsverband oder eine Religionsgemeinschaft ist.

3.    Auftraggeber:

Öffentlicher Träger oder gemeinnützige Organisation 

Bei dem Auftraggeber muss es sich um eine Behörde bzw. eine inländische Person des öffentlichen Rechts oder um eine andere gemeinnützige Einrichtung (Verein, gGmbH u.a.) handeln. Beispiel: Universitäten, Schulen, Volkshochschulen, Sportvereine, Einrichtungen der Wohlfahrtspflege etc..   

Wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind Zahlungen bis zu 2.100 Euro im Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob der nebenberuflich Tätige als Arbeitnehmer oder Selbständiger gilt.

Der Freibetrag kann von jeder Person nur einmal im Kalenderjahr genutzt werden, auch falls mehrere einschlägige Tätigkeiten bei verschiedenen Auftraggebern ausgeübt werden.

Der Arbeitgeber muss sich schriftlich bestätigen lassen, dass der pauschale Betrag noch nicht oder noch nicht voll ausgeschöpft wurde.

4.    Arbeitnehmer oder Selbstständige und andere Prüffelder

Wenn man mehr als 2.100 Euro (bis 31.12.2006: 1.848 Euro) im Jahr verdient, ist bei Arbeitnehmern zu beachten, dass der Freibetrag auf die 400-Euro-Grenze bei geringfügig Beschäftigten nicht angerechnet wird. Soweit die Bedingungen erfüllt sind, bleibt damit ein Einkommen von bis zu 575 Euro monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei einer Dauerbeschäftigung wären dann insgesamt 6.900 Euro im Jahr (12 x 400 + 2.100) frei.

Während die 400 Euro für den Monatsdurchschnitt gelten, sind die 2.100 Euro ein Jahresbetrag. Deshalb kann bei Tätigkeiten, die nur für einen Teil des Jahres ausgeübt werden, der monatliche Gesamtbetrag noch höher liegen.

Übersteigende Beträge sind bei Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungspflichtig und müssen im Rahmen der normalen Lohnabrechnung abgerechnet werden. Werbungskosten können nur steuerlich geltend gemacht werden, soweit diese den Steuerfreibetrag überschreiten.

Selbständige, beispielsweise ein freiberuflicher Dozent an einer Volkshochschule, können ihre Werbungskosten ebenso nur geltend machen, soweit diese den Freibetrag übersteigen. Werbungskosten wirken sich bis zur Höhe des Freibetrages damit nicht steuerlich aus.

Beim 400 Euro-Job und beim Überleiterfreibetrag geht es um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit beim Empfänger als Arbeitnehmer! Es sollten jedoch auch andere Einkommensgrenzen, die beim Zahlungsempfänger zu finanziellen Nachteilen führen können, nicht außer Acht lassen:

Beispiele hierzu::

·      Die Hinzuverdienstgrenzen für Rentner

Die allgemeine Hinzuverdienstgrenze bei Vollrenten (vorgezogene Altersrenten, E/U-Renten etc.) beträgt 1/7 der monatlichen Bezugsgröße dies sind zur Zeit = 400€

Bei Erwerbsunfähigkeitsrenten stellt sich bei Überschreiten der Hinzuverdienstgrenze von 400€ die Frage nach der Erwerbsunfähigkeit und es kann ggf. nur noch eine Teilerwerbsunfähigkeitsrente gewährt werden. Hier sollte die tatsächliche Hinzuverdienstgrenze im Vorfeld beim Rententräger erfragt werden.

·      Die Einkünftegrenze für den Anspruch auf Kindergeld bei Kindern ab 18 ist zu beachten!

5.    Nachweise / Aufzeichnungspflichten zur Problemvermeidung und steuerlichen Anerkennung

Zur Vermeidung von Problemen bei späteren steuerlichen Prüfungen sollten über die genannten Prüffelder hinaus folgende schriftliche Nachweise geführt werden:

Vereinbarung über die konkret zu erbringende Leistung des Zahlungsempfängers. Dies durch eine Beschreibung der Tätigkeit die natürlich die begünstigten Voraussetzungen gem. Ziffer 1 und 2 erfüllen müssen. Aus der Beschreibung sollte zweifelsfrei  erkennbar sein, dass es sich um eine nebenberuflich Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Künstler oder als Betreuer / Pfleger alter, kranker oder behinderter Menschen handelt.

Der zeitliche Umfang der Tätigkeit sollte konkret bestimmt werden.

Die Vereinbarung sollte die Leistungsverpflichtung und die Zahlungsverpflichtung konkret und vor dem Erbringen der Leistung bestimmen.

Die tatsächlich Durchführung der Leistung sollte an Hand von Dokumenten oder Stundennachweisen belegt werden können.

Der Auszahlungsbeleg sollte folgende Informationen enthalten:

1.      Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers

2.      Kurzinfo zur erbrachten Leistung (Vortragsarbeit, Trainer, Betreuer etc.)

3.      Zeitraum der Leistungserbringung (Datum / Uhrzeit / Stunden)

4.      Höhe der erhaltenen Aufwandsentschädigung

5.      Bestätigung, dass der Übungsleiterpauschbetrag nach § 3 Nr. 26 EStG in Höhe von 2.100 Euro im lfd. Jahr, inklusiv der hier erhaltenen Zahlung noch nicht überschritten wurde.

6.      Datum und Unterschrift vom Zahlungsempfänger 

7.      Unverbindliches Muster für eine Barquittung (.pdf 38KB)       

B. Ehrenamtspauschale - ab 2007:

Im Rahmen der Neuregelung nach dem „Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements“ erfolgte die Einführung eines neuen Freibetrages gemäß § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von 500€.

Für diesen zweiten Freibetrag gelten im wesentlichen die gleichen Bedingungen und Handlungsempfehlungen wie für die beschriebene Übungsleiterpauschale bzw. den Freibetrag gem. § 3 Nr. 26 EStG in Höhe von 2.100€. Allerdings kommt es hier nicht mehr auf die Art Tätigkeit an. Die Tätigkeit muss zwar weiterhin nebenberuflich ausführt werden, aber es spielt keine Rolle ob das Vereinsheim gereinigt wird oder Buchhaltungsarbeiten erledigt werden. Auch hier handelt sich um einen Jahresbetrag der von jedem Bürger nur einmal in Anspruch genommen werden kann. Ziel des Gesetzgebers war es die Möglichkeit für gemeinnützige Einrichtungen zu schaffen, Personen für eine beliebige nebenberufliche Tätigkeit gegen eine geringe pauschale Aufwandsentschädigung ohne steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen zu beschäftigen. Der Freibetrag kann in Anspruch genommen werden, wenn für die gleiche Tätigkeit kein Anspruch auf den Übungsleiterpauschbetrag besteht. Es können damit beide Beträge nur nebeneinander in Anspruch genommen werden, soweit es sich um verschiedene Tätigkeiten für die gleiche oder eine andere Organisation handelt. 

Von dieser Regelung können alle Helfer gemeinnütziger Organisationen profitieren. Es spricht auch nichts dagegen, wenn Helfer 500€ für Ihre Vereinstätigkeit vereinnahmen und diese anschließend wieder – gegen Spendenquittung – an den Verein spenden. Voraussetzung ist, dass ein Anspruch des Leistungsempfängers auf diese Leistung besteht. D.h. eine konkrete Vereinbarung oder ein Beschluss vorliegt, dass für diese Tätigkeiten dem Mitglied ein Betrag von .... zu gewähren ist. Wenn dann das Mitglied auf die Auszahlung verzichtet und dem Verein somit den „Anspruch auf Geldzahlung“ spendet, ist dies gegen Spendenquittung möglich. Wir empfehlen allerdings die Aufwandsentschädigung an das Mitglied auszahlen und es dann dem Mitglied zu überlassen wie und in welcher Form eine Spende an den Verein erteilt wird.

Hier zum Download des Bundesfinanzministeriums: BMF Schreiben zur Ehrenamtspauschale vom 25.11.2008 

Die Bescheinigung / Quittung über den Erhalt der Vergütung sollte analog zu den Entwürfen für den Übungsleiterpauschbetrag erfolgen. Hier unser MUSTER als PDF (13 KB).

Quellen:

§§ 3 Nr., 26, 3 Nr. 26a EStG

R 3.26 LStR 2008

BMF / Bundesfinanzministerium

ESt-Kommentar Ludwig Schmidt, Beck München

Verfügung der Ofd Frankfurt am Main v. 26. 8.2008

“Der Verein” Prof. Gerhard Geckle, WRS-Verlag

Dieter P. Gonze, Stb. / 7. 3.2009

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