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GONZE & SCHÜTTLER - DIE BERATER AG
WIRTSCHAFTSBERATUNG   STEUERBERATUNGSGESELLSCHAFT
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Die nachfolgenden Links, Infos + Texte stellen keine Rechtsberatung dar. Bei Erstellung der Texte haben wir uns bemüht, eine auch für Nichtsteuerfachleute verständliche Ausdrucksweise zu wählen. Dies geht teilweise zu Lasten einer am Gesetzeswortlaut orientierten Präzision. Für die Inhalte kann trotz größtmöglicher Sorgfalt keinerlei Gewähr übernommen werden. Bitte sprechen Sie über Konkretes mit dem Berater Ihres Vertrauens oder gerne auch mit uns.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Begriffserläuterung:

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

  • vorübergehend
  • außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten
  • beruflich tätig wird.

Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. 

1.    Wohnung

Als Wohnung ist bei mehreren Wohnungen des Arbeitnehmers die Wohnung anzunehmen, die dem Arbeitsplatz am nächsten liegt. Hiervon kann abgewichen werden, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich von der entfernteren Wohnung startet und sich dort sein Lebensmittelpunkt (Hauptwohnung) befindet.

2.    Regelmäßige Arbeitsstätte

Die Regelmäßige Arbeitsstätte wurde (LSTR 2011 R 9.4 Abs. 3) neu definiert. Hiernach ist eine Arbeitsstätte, die einmal wöchentlich aufgesucht wird (52 Arbeitswochen ./. Urlaub = mindestens an 46 Tagen im Jahr) als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Damit können für diese Arbeitsstätte weder Verpflegungsmehraufwendungen noch die KM-Pauschalen für Dienstreisen geltend gemacht werden. Mit seinen Entscheidungen vom 9. Juni 2011 (Urteile gem. Az. VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09) hat der Bundesfinanzhof seine bisherige Rechtsprechung zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“ grundlegend geändert. Demnach hat ein Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Arbeitsstätte oder ggf. wie bei Montagearbeitern überhaupt keine. Hiernach ist bei einem Filialleiter, der drei Supermarktfilialen leitet, eine Filiale als „regelmäßige Arbeitsstätte“ zu definieren. Bei den Besuchen der anderen beiden Filialen handelt es sich demgemäß um Dienstreisen mit den entsprechenden steuerlichen Folgen. Nach der Definition des Bundesfinanzhofes ist eine regelmäßige Arbeitsstätte eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, die der Arbeitnehmer dauerhaft regelmäßig aufsucht (vergl. BFH-Urteile vom 11.05.2005 und VI R 25/04, vom 04.04.2008, VI R 85/04). Bei mehreren Arbeitsstätten bestimmt sich die „regelmäßige Arbeitsstätte“ zukünftig nach der Arbeitsstätte, die überwiegend aufgesucht wird oder ggf. auch nach entsprechenden Regelungen im Arbeitsvertrag. Soweit keine der Arbeitsstätten eine entscheidende Bedeutung zukommt und auch sonst nichts dafür spricht, dass es sich bei einer der Arbeitsstätten um die „regelmäßige Arbeitsstätte“ handelt, hat der Arbeitnehmer keine „regelmäßige Arbeitsstätte“. In diesen Fällen können, wie bei Monteuren und sonstigen Außendienstmitarbeitern alle Fahrtaufwendungen ab dem Wohnsitz des Arbeitnehmers wie bei Dienstreisen mit dem KM-Satz von 0,30 € je gefahrenen Kilometer steuermindernd geltend gemacht werden. Die betriebliche Einrichtung eines Kunden ist auch dann keine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Arbeitnehmer dort längerfristig – ggf. über mehrere Jahre - tätig ist (BFH  9. 7.2009 VI R21/08). Damit gelten auch in diesen Fällen die Dienstreiseregelungen.

„Regelmäßige Arbeitsstätte“ wird ab 01.01.2014 durch „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt

Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Die Festlegung der „ersten Tätigkeitsstätte“ muss vorab in einer Prognoseentscheidung erfolgen.

Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen zugeordnet ist. Wenn die Festlegung durch den Arbeitgeber fehlt, ist die zu leistende arbeitsvertraglich geregelte Arbeitszeit von Bedeutung. Diese muss mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage wöchentlich betragen. Oder der Arbeitnehmer muss arbeitstäglich an der Tätigkeitsstätte tätig werden. Soll der Arbeitnehmer an mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen tätig werden und erfüllen davon mehrere Einrichtungen die Vor­aussetzungen, dort zu mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig zu sein, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegende Einrichtung des Arbeitgebers die erste Tätigkeitsstätte.

3.    Fahrtkosten (R 9.5 LStR 2011)

Die Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte werden zeitlich unbegrenzt als Reisekosten behandelt. Das heißt Geltendmachung der tatsächlich gefahrenen Kilometer mit 0,30 € pro km (PKW).

Regelung ab 2014: Für die „erste Tätigkeitsstätte“ ist der Abzug der beschränkten Werbungskosten möglich, d.h. Ansatz der Entfernungspauschale oder Versteuerung eines geldwerten Vorteils bei Nutzung eines Dienstwagens.

Wird die berufliche Tätigkeit an mehreren Tätigkeitsstätten oder an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte ausgeübt, darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten (0,30 € pro Kilometer bei Nutzung eines Pkw) als steuerfreien Auslagenersatz erstatten. Bei fehlendem Auslagenersatz darf der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.

4.    Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR 2011)

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich bei Auswärtstätigkeiten i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG nach der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts. Nicht entscheidend ist die Abwesenheitsdauer von der auswärtigen Unterkunft am Einsatzort. Der Abzug des Verpflegungsmehraufwands ist auf die ersten drei Monate des Einsatzes an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.

Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Aufwendungen in Höhe der Verpflegungspauschalen können geltend gemacht werden, abhängig von der Aufenthaltsdauer:

                im Inland:                                       bis zu 8 Stunden                                              0 €

                                                                       8 Stunden bis zu 24 Stunden                         12 €

                                                                       über 24 Stunden                                            24 €

                                                                       An- und Abreisetag bei Mehrtagesreisen       12 €

 

Bei beruflichen Tätigkeiten von mehr als acht Stunden (über Nacht, jedoch ohne Übernachtung) ist seit 2014 die Pauschale von 12 € anzuwenden. Die Pauschale wird dabei dem Kalendertag zugeordnet, an dem der Arbeitnehmer zum überwiegenden Teil der mehr als acht Stunden abwesend war.

Bei Auslandsreisen sind unterschiedliche Pauschalen je Land zu beachten.

Eine Geschäfts- bzw. Dienstreise, die nach 16:00 Uhr beginnt und vor 8:00 Uhr am Folgetag endet, ist mit der gesamten Abwesenheitszeit dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Die Abwesenheitszeiten bei mehreren Dienstreisen an einem Tag sind zusammenzufassen.

5.    Übernachtungskosten (R 9.7 LStR 2011)

Bei Dienstreisen (Arbeitnehmer) können Kosten in tatsächlicher Höhe oder pauschal mit 20 € pro Nacht geltend gemacht werden.

Bei Geschäftsreisen (Unternehmer) können Kosten nur in tatsächlicher Höhe (durch Beleg) geltend gemacht werden. Die Kosten für das Frühstück sind jeweils i.H.v. 20 % aus den Übernachtungskosten herauszurechnen. Im Ausland sind es 20 % des für das jeweilige Land geltenden Verpflegungspauschalbetrags.

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland können die steuerlich begünstigten Unterbringungskosten mit nur höchstens 1.000 € pro Monat als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die 48-Monats-Frist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der Frist von 48 Monaten. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich.

Wird durch Zahlungsbeleg nur der Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen (z.B. Tagungspauschalen), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

                 für Frühstück                              um 20%

                 für Mittagessen                           um 40%

                 für Abendessen                           um 40%

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mind. 24 Stunden.

6.    Reisenebenkosten (R 9.8 LStR 2011)

Neben den typischen Reisekosten, können auf einer Dienstreise auch so genannte Reisenebenkosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden solange sie betrieblich veranlasst sind. Diese umfassen die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:

  • Trinkgelder
    • Aufmerksamkeiten
    • Gepäckbeförderung
    • Gepäckversicherung
    • Telefon- und Faxgebühren
    • Porto
    • Nahverkehr
    • Fährkosten
    • Mautgebühren

7.    Arbeitgebererstattungen

Arbeitgebererstattungen mindern den Werbungskostenabzug, da insoweit dem Arbeitnehmer keine Aufwendungen entstanden sind. Übersteigen die Arbeitgebererstattungen die steuerlich abzugsfähigen Werbungskosten, so ist der übersteigende Betrag dem Arbeitslohn hinzuzurechnen. 

 

Dieter P. Gonze, Stb. 07.09.2016

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Aktualisiert (07. September 2016)

 

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