Problemfelder / Grundsätzliches:
Eine Betriebsveranstaltung im Sinne der weiteren Ausführungen ist eine Veranstaltung auf Betriebsebene mit vorwiegend geselligem/gesellschaftlichem Charakter, die allen Arbeitnehmern oder bestimmten Arbeitnehmergruppen offensteht und deren Veranstaltungskosten vom Arbeitgeber, dem Unternehmer / dem Unternehmen, getragen werden (vergl. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG und LStR 19.5 – 2021). Typische Betriebsveranstaltungen sind Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern, Sommerfeste, Abteilungsfeiern, Pensionärstreffen etc. Ob die Veranstaltung durch das Unternehmen, die Arbeitnehmer oder dem Betriebsrat organisiert oder durchgeführt wird, spielt keine Rolle. Es geht also nicht um Schulungs- oder Informationsveranstaltungen des Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer, bei denen naturgemäß das betriebliche Interesse im Vordergrund steht und die Geselligkeit eine untergeordnete Rolle spielt. Auch bei der Ehrung eines Jubilares handelt es sich nicht um eine Betriebsveranstaltung im hier behandelten Sinn.
Für eine Betriebsveranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter stellen sich grundsätzlich zwei Fragen. Einmal, stellen die, für die Arbeitnehmer erbrachten „Annehmlichkeiten“, Arbeitslohn dar und sind diese entsprechend zu versteuern und zum anderen, sind die Ausgaben der Veranstaltung als Betriebsausgaben vollumfänglich abzugsfähig? Die Rechtsprechung und die Gesetzgebung setzen sich mit diesen Fragestellungen seit Jahren auseinander. Auch für die Betriebsprüfer ist dies natürlich ein echtes und nicht endendes Streitthema. In der Praxis sind die Ausprägungen unterschiedlich und die Grenzen fließend, so dass es hier immer auf den konkreten Einzelfall ankommt.
Um gleich die erste Frage zu beantworten: Betriebsveranstaltungen, die nicht im überwiegenden betrieblichen Interesse sind, führen beim Arbeitnehmer zu Arbeitslohn. Es spielt grundsätzlich keine Rolle wie der Arbeitgeber seinen Lohn zahlt. Egal ob Bargeld, Kost- und Logis, der Pkw-Überlassung oder andere Vergünstigungen wie die Gewährung von Geschenken oder die Teilnahme an aufwendigen Betriebsveranstaltungen mit Geselligkeits-/ Unterhaltungscharakter.
Die Vergünstigung kann gegenüber dem Arbeitnehmer, aber auch gegenüber seinen Angehörigen, wie dem Ehepartner und den Kindern, gewährt werden und stellt insgesamt damit einen geldwerten Vorteil dar, der sich aus dem Arbeitsverhältnis begründet.
Welche Ausgaben/Ausgabengruppen sind hier zu beurteilen (LStR R 19.5 – 2021):
Nach Auffassung der Finanzverwaltung gehören die gesamten Zuwendungen an die Arbeitnehmer, einschl. der Aufwendungen für den äußeren Rahmen (LStR 19.5 Absatz 4 Satz 1 Nr. 5), zum Arbeitslohn. Hierzu gehören:
1. Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
2. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
3. Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
4. Geschenke
5. Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind.
In § 19 Abs. 1 Nr. 1a des EStG ist festgeschrieben: „Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung). Zuwendungen im Sinne des Satzes 1 sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet“.
Damit sind die externen Betriebsaufwendungen, aber nicht die eigenen Aufwendungen durch eigenen Personal- und Organisationsaufwand des Betriebes, auf die teilnehmenden Personen zu verteilen. Dem Arbeitnehmer werden auch seine Angehörigen zugerechnet. Insoweit kann die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung mit der kompletten Familie teuer werden. Einen Nachlass für Kinder gibt es nicht.
Für die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung gilt ein Freibetrag in Höhe von 110 €, begrenzt auf maximal 2 Veranstaltungen im Kalenderjahr.
Übersteigen die Zuwendungen an den Arbeitnehmer den Freibetrag von 110 €, so ist der übersteigende Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber kann jedoch die Lohnsteuer pauschal (25 %) abführen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Hinweis: Für Geschenke, die Arbeitnehmer auch anlässlich einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, gilt gem. R 19.6 Lohnsteuerrichtlinien eine Freigrenze von 60 € brutto inkl. Umsatzsteuer. Wird der Grenzbetrag überschritten, ist die gesamte Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.10.2015 zu Betriebsveranstaltungen.
Aufwendungen des Arbeitnehmers für Geburtstagsfeiern und Ähnliches
Ein weiteres Streitthema ist der Aufwand den ein Arbeitnehmer anlässlich seines Geburtstags oder dem Bestehen einer Prüfung für die Verköstigung und Bewirtung von Arbeitskollegen tätigt. Die Frage ist, ob diese Aufwendungen als Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung steuermindernd berücksichtigt werden können. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH v. 8.7.2015 – VI R 46/14 BStBl 2015 II S. 1013) sind die Aufwendungen eines Arbeitnehmers für eine Geburtstagsfeier, soweit diese auf ausgesuchte Gäste aus seinem beruflichen Umfeld entfallen als Werbungskosten abzugsfähig. Das Gleiche gilt für Feiern anlässlich des Bestehens einer Prüfung. Ebenso hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz mit Urteil vom 12.11.2015 (6 K 1868/13) rechtskräftig entschieden, dass die Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier an der ausschließlich die Arbeitskollegen eingeladen wurden, als Werbungskosten abzugsfähig sind. Dies ist auch unstreitig der Fall, wenn die Feierlichkeiten in den Räumen des Arbeitgebers (Urteilsfall) und zumindest teilweise während der Arbeitszeit stattfinden.
Nach dem Tenor der BFH-Rechtsprechung ist der Anlass der Feier nicht mehr bedeutend. Ausschlaggebend wird in den meisten Fällen alleine die Gästeliste sein. Hier die Aufteilung nach Verwandten, Bekannten, Freunden auf der einen Seite und Arbeitskollegen / Geschäftspartnern auf der anderen Seite. Die Grenzen können im Einzelfall fließend sein. Dann kommt es auf weitere Tatbestände an. Wurden beispielsweise nur bestimmte Arbeitskollegen eingeladen (die auch Freunde sind) oder alle? Entscheidend sind dann das Gesamtbild und ein schlüssiger Aufteilungsmaßstab.
Insbesondere leitende Angestellte, die häufig anlässlich ihres Geburtstages an ihrem Arbeitsplatz Kollegen mit kleinen Annehmlichkeiten verköstigen, sollten dies dokumentieren um im Rahmen der Einkommensteuererklärung die Aufwendungen als Werbungskosten geltend zu machen. Hierzu gehören die Aufwandsbelege wie Rechnungen über belegte Brötchen, Sekteinkauf, Süßigkeiten etc. und eine Liste der Personen, die an der „Geburtstagsrunde“ teilgenommen haben. Bei einem Grenzsteuersatz von 48 % (inkl. Soli + KiSt) werden so fast die Hälfte des Aufwands vom Finanzamt getragen.
Stand Januar 2024
Quellen:
BMF-Schreiben vom 14.10.2015 IV C 5 – S 2332/15/10001 zu Betriebsveranstaltungen