Für jeden selbstständigen Unternehmer, stellt sich irgendwann die Frage, ob es für ihn günstiger ist seinen Privatwagen geschäftlich zu nutzen oder ein Firmenfahrzeug privat zu nutzen.
Im Normalfall ist die Nutzung eines betrieblichen Fahrzeuges auch für Privatzwecke für den Unternehmer immer eine attraktive und komfortable Lösung. Die Mittel für die Anschaffung des Fahrzeugs können aus dem Betrieb entnommen werden und alle typischen Kosten des Fahrzeuges (Wartung, Reparatur, Verbrauchskosten, ADAC Mitgliedschaft, Kfz Rechtsschutz u. A.) werden als Betriebsausgaben behandelt. Ist der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig und unterliegt der Regelbesteuerung, kann er die Vorsteuer beim Fahrzeugkauf vom Finanzamt zurückfordern und braucht diese damit nicht zu finanzieren. Wird das Fahrzeug nicht angeschafft, sondern geleast, so führen die Leasingsaufwendungen zu Betriebsausgaben.
Bereits Existenzgründer liebäugeln aus diesem Grunde bereits mit der Anschaffung eines betrieblichen PKWs der dann auch privat genutzt werden soll. Die erste Frage die sich hierbei stellt ist, ob überhaupt eine betriebliche Notwendigkeit oder Veranlassung zur Anschaffung eines Pkws vorliegt, oder es aus unternehmerischer Sicht günstiger ist eine andere Lösung zu finden. Natürlich hat das Betriebsfahrzeug durch die vollständige Kostenübernahme durch das Unternehmen auch für den selbstständigen seinen Charme. Dies weiß auch die Finanzverwaltung. Hier gilt es besondere Regeln beachten. Personenwagen die zu weniger als 10 % betrieblich genutzt werden, gehören grundsätzlich zum Privatvermögen und können damit nicht in das eigene Unternehmen eingebracht werden. Berufe wie Apotheker, Ärzte, Friseure, Gastwirte usw. zeichnen sich in der Regel gerade nicht durch hohe betrieblich veranlasste Fahrzeugkosten mit einem PKW aus. Es wird somit bei bestimmten Berufen schwer eine betriebliche Nutzung von 10 % oder mehr zu belegen. Insoweit macht es Sinn von Anfang an exakte Aufzeichnungen zu führen, um dann die steuerlich optimale Entscheidung zu treffen.
Tipp: Grundsätzlich sollten alle Fahrzeugaufwendungen belegbar sein. Hierzu gehören die Anschaffungskosten (Kaufvertrag, Rechnung), laufende Reparatur und Wartungskosten (Werkstattrechnungen, TÜV Rechnungen, Zulassungsgebühren etc.), laufende Betriebskosten (Benzinquittungen mit Angabe des Kfz Kennzeichens) und sonstige Fahrzeugkosten wie die Anschaffungskosten von Zubehör, Reifen und Ähnlichem. Darüber hinaus sind die Kilometerstände des Fahrzeuges bei der Anschaffung und dann jeweils zum 31. Dezember eines Jahres festzuhalten.
Tipp: Am besten durch ein Foto (Handy) vom Tachostand mit Tagesdatum. Anhand dieser Daten kann die Jahreskilometerleistung des Fahrzeuges ermittelt werden. Darüber hinaus kann überschlägig geschätzt werden, welche betriebliche Fahrten (Kilometer) regelmäßig anfallen. Kommt man bei einer überschlägigen Schätzung für die Standardfahrten (Post, Bank, Materialeinkäufe, Steuerberater, Behörden u. A.) bereits zu einer 10%igen oder höheren betrieblich veranlasste Nutzung des Fahrzeuges, kann das Fahrzeug dem Betrieb, als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen zugeordnet (Zeitwert zum Zeitpunkt der Einlage) oder bereits vom Betrieb als Betriebsfahrzeug angeschafft werden. Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 % der Gesamtjahresfahrleistung, können nur die anteiligen Kosten für die Betriebsfahrten als Betriebsausgaben Unternehmen gewinnmindernd geltend gemacht werden. Ohne Einzelaufzeichnungen wird hier eine pauschale je gefahrenen Kilometer von 0,30 € von der Finanzverwaltung akzeptiert. Aus den ADAC Tabellen ist bereits abzulesen, dass jeder Mittelklassewagen tatsächlich deutlich höhere Fahrtkosten verursacht, als die Pauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer. Aus diesem Grunde ist es grundsätzlich sinnvoll alle Fahrzeugkosten aufzuzeichnen und durch die Jahreskilometerleistung zu teilen. Damit kann abweichend von der Pauschale der tatsächliche Aufwand je gefahrenen Kilometer für die Dienstfahrt geltend gemacht werden. Beispiel: gesamte Fahrzeugkosten im Jahr: 12.000 €, gefahrene Kilometerleistung: 16.438, ergibt einen Kostensatz je gefahrenen Kilometer von 0,73 €. Für die belegten betrieblich veranlassten Fahrten können somit 0,73 € je gefahrenen Kilometer steuermindernd berücksichtigt werden.
Wichtig: befindet sich der Betriebssitz des Unternehmers/Freiberuflers/Selbständigen außerhalb seines Wohnhauses, so handelt es sich bei der täglichen Fahrt zwischen Wohnung und Unternehmen nicht um eine Betriebsfahrt, sondern Fahrten zur Tätigkeitsstätte, die wie bei einem Arbeitnehmer, nur mit 0,30 € je Entfernungskilometer steuermindernd berücksichtigt werden können. Bleiben wir zunächst bei der Problematik der Unterscheidung zwischen einem Privatfahrzeug und einem Betriebsfahrzeug eines Selbstständigen. In der Praxis kommt es häufig vor das ältere Fahrzeuge nur einen tatsächlichen Aufwand von 0,30 € oder sogar weniger je gefahrenen Kilometer verursachen. Der pfiffige Unternehmer kommt dann schnell auf den Gedanken alle seine Dienstfahrten mit der günstigen Pauschale von 0,30 € als Betriebsausgaben geltend zu machen. Aus Sicht der Finanzverwaltung würde dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führen, da die tatsächlichen Aufwendungen niedriger sind. Problematisch wird dies jedoch erst, wenn der betriebliche Nutzungsanteil des Fahrzeuges mehr als 50 % beträgt. Dies kann wieder leicht durch die hier beschriebene Kilometerrechnung für privat und Dienstfahrten ermittelt werden. Wird das Fahrzeug nachweislich zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, wird es steuerlich zwangsläufig als notwendiges Betriebsvermögen dem Betrieb zugeordnet. In diesem Fall sind alle Fahrzeugkosten Betriebsausgaben und die Privatnutzung ist zu besteuern.
Liegt die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges nachweislich über 10 % aber unter 50 %, hat der Unternehmer ein Wahlrecht. Er kann das Fahrzeug seinem Privatvermögen zuordnen und die anteiligen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten pauschal (0,30 € je gefahrenen Kilometer) oder durch exakte Kostenermittlung (Gesamtkosten des Fahrzeuges / Jahreskilometer Leistung) als Betriebsausgaben geltend machen. Alternativ, kann er das Fahrzeug der Betriebsvermögen als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen zuordnen und alle Aufwendungen als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen und im Gegenzug den privaten Nutzungsanteil durch exakte Kostenermittlung versteuern (Kostenanteil der Privatfahrten an den Gesamtaufwendungen). – Die Abgrenzung zwischen Privatvermögen (betriebliche Nutzung weniger als 10 %), gewillkürtem Betriebsvermögen (betriebliche Nutzung ab 10 % aber weniger als 50 %) und notwendigen Betriebsvermögen (betriebliche Nutzung ab 50 %) ist im Steuerrecht nicht explizit geregelt, sondern ergibt sich aus dem Veranlassungsprinzip (private oder betriebliche Veranlassung gemäß §4 Abs. 4 EStG), den Einkommensteuerrichtlinien (Abschnitt 4.5) und den Regelungen im Handelsgesetzbuch. Wie bereits hier am Personenwagen dargelegt, sind die Grenzen fließend. Aus diesem Grunde ist es für Unternehmer immer empfehlenswert die Fahrzeugkosten exakt zu ermitteln und ein Fahrtenbuch zu führen aus dem die reinen Privatfahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte und die reinen Dienstfahrten exakt hervorgehen. Die Finanzverwaltung stellt hierbei hohe Anforderungen an das Fahrtenbuch. Werden diese nicht erfüllt, ist der Streit vorprogrammiert. Aus diesem Grunde ist ein elektronisches Fahrtenbuch, das komfortabel über den PC oder das Handy geführt werden kann, empfehlenswert (Beispiel: VIMCAR und andere).
Tipp: Der Unternehmer kann bei einer betrieblichen Nutzung des Fahrzeuges von 50 % und mehr jedes Jahr entscheiden, ob die Besteuerung der Privatnutzung nach der 1%-Regelung pauschal erfolgt oder er den exakten Kilometernachweis nach dem Fahrtenbuch führt und damit die für ihn günstigste Variante zu seinem Vorteil nutzen. – Auch die Nutzungsänderung des Fahrzeuges kann in der Praxis zu Problemen führen.
Wird ein Fahrzeug regelmäßig zu mehr als 50 % betrieblich genutzt und gehört damit zu Betriebsvermögen, führt eine spätere Nutzungsänderung, mit einer weniger als zehnprozentigen betrieblichen Nutzung, zu einer zwangsweisen Entnahme aus dem Betriebsvermögen mit entsprechenden steuerlichen Folgen (Entnahme zum Zeitwert, gegebenenfalls Veräußerungsgewinn).
Tipp: Bei einer Fahrzeuganschaffung entscheidet die Höhe der jährlichen Abschreibung letztlich über den Restbuchwert des Fahrzeuges im Zeitpunkt der Veräußerung oder Entnahme aus dem Betriebsvermögen. Wurde das Fahrzeug über eine kurze Dauer (Beispiel vier Jahre) abgeschrieben und führt dann aufgrund des deutlich höheren Zeitwertes zu einem hohen Veräußerungsgewinn, kann dies per Saldo betrachtet nachteilig sein. Insoweit sollten die jährlichen Abschreibungen nicht überzogen über dem tatsächlichen zeitanteiligen Wertverlust liegen.
Wichtig: Diese Überlegungen sind insbesondere für Existenzgründer oder bei geringen Unternehmens gewinnen von Bedeutung. Die Abschreibungen wirken sich in den ersten Jahren bei niedrigen Gewinnen durch geringe Steuersätze nicht so aus, wie etwaige Veräußerungsgewinne in späteren Jahren bei hohen Steuersätzen. –
Betrachten wir nun die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils am Pkw beim Unternehmer. Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 %, bestehen keine Probleme, dann nur die betrieblichen anteiligen Fahrzeugkosten steuermindernd berücksichtigt werden. Liegt die betriebliche Nutzung über 10 % aber unter 50 % und wurde das Fahrzeug der Betriebsvermögen zugeordnet, so ist die Privatnutzung anhand der Ermittlung der tatsächlichen Kosten je gefahrenen Kilometer zu berechnen. Liegt der betriebliche Nutzungsanteil bei 50 % oder höher, kann der Unternehmer auch von der sogenannten ein Prozentregelung Gebrauch machen. In diesem Fall entfällt auch die Notwendigkeit zur Führung eines Fahrtenbuchs. Zwingende Voraussetzung ist jedoch, dass die betriebliche Nutzung von mindestens 50 % überschlägig (Beschreibung der regelmäßigen Fahrten) nachgewiesen wird. Interessant ist hierbei, dass bei dieser überschlägigen Rechnung, die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte mitzählen, obwohl es sich hierbei nicht um Betriebsausgaben handelt.
Tipp: Jährliche Überprüfung und Beschreibung der regelmäßigen Dienstfahrten die zu einer 50-prozentigen betrieblichen Nutzung des Pkws führen.
Hinweis/Gestaltungstipp: Handelt es sich bei dem PKW, um das Fahrzeug das der mitarbeitenden und im Unternehmen des Ehemannes beschäftigten Ehefrau zuzuordnen ist, kommt es auf den betrieblichen Nutzungsanteil nicht an. Das Unternehmen kann grundsätzlich seinen Arbeitnehmern anstatt von Gehalt oder zum Gehalt einen PKW zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen und kann dann die Privatnutzung pauschal nach der ein 1%-Regelung besteuern. Dies kann eine sinnvolle Gestaltung sein, wenn von der Unternehmerfamilie mehrere Fahrzeuge genutzt werden.
Wie erfolgt nun die Berechnung nach der 1%-Regelung? Bemessungsgrundlage bildet der Listenpreis des Fahrzeugherstellers für das Neufahrzeug des genutzten Fahrzeuges. Der tatsächliche Kaufpreis, nach Abzug von Rabatten oder der niedrige Preis bei Kauf eines Gebrauchtwagens, spielen hierbei keine Rolle. Nehmen wir nun an der Listenpreis des günstig für 32.000 € erworbenen Fahrzeuges beträgt tatsächlich 38.000 €. Für die Privatnutzung des Fahrzeuges sind dann monatlich ein Prozent von 38.000 gleich 380 € als Lohn zu verbuchen. Dies sind 4.560 € im Kalenderjahr. Wird das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, sind zusätzlich 0,03 % vom Listenpreis monatlich als Lohn zu verbuchen. Die 1%-Prozent Regelung trifft niemals den tatsächlichen Sachverhalt und dient nur der Vereinfachung.
Wichtig: Im ungünstigen Fall kann die Anwendung der 1%-Prozent Regelung dazu führen, dass die Besteuerung der Privatnutzung die tatsächlichen Fahrzeugkosten im Jahr übersteigt. In diesem Fall findet eine Deckelung auf die tatsächlichen Fahrtkosten statt und der Unternehmer kann zusätzlich seine Fahrtaufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung Tätigkeitsstätte mit der Pauschale von 0,30 € geltend machen. –
Kommen wir zur Frage, um welche Fahrzeuge/Personenwagen handelt es sich eigentlich? In der Praxis ergreift der Unternehmer oft gegenüber dem Finanzamt die Einrede, dass es sich bei dem Fahrzeug gar nicht um ein Personenwagen handelt sondern um einen Lkw, Transporter oder ähnlichen Fahrzeug, für das nach seiner Auffassung keine Besteuerung der Privatnutzung erfolgen muss. Hier gilt es mit Irrtümern aufzuweichen. Die Frage ob es sich aus steuerlicher Sicht um einen PKW oder einen Lkw handelt wird nicht durch die Zulassungsstelle oder den Eintrag im Kfz Schein entschieden. Entscheidend ist, ob die Fläche zum Transport von Personen größer oder gleich der Fläche zum Transport von Waren und Gütern ist. Ein hochwertiger Geländewagen, mit fünf Sitzen zum Transport von Personen, wird demgemäß als PKW behandelt, unabhängig davon ob er von der Zulassungsstelle als Lkw eingeordnet wurde. Reine LKWs und Zugmaschinen sind nicht für die Privatnutzung geeignet (BFH XR 23/01, BStBL I 02). Dies gilt ebenso bei Werkstattwagen (Zweisitzer/Fensterloser Kleintransporter mit Werkstatteinrichtung /BFH, Urt. v. 18.12.2008, VI R 34/07, DStR 2009, S. 261, BFH/NV 2009, S. 481). Hier findet die 1%-Regelung keine Anwendung. Etwaige private Mitbenutzung eines Lkw etc. muss mit dem Teilwert (geschätzter, angemessener Entnahmewert) ermittelt werden.
Hinweis: Werden mehrere PKWs vom Unternehmer/Selbstständigen/Freiberufler teilweise betrieblich und privat genutzt, so sind die vorgenannten Regeln für alle Fahrzeuge anzuwenden. Denkbar ist auch dass die Privatnutzung bei einem Fahrzeug nach der 1%-Regelung ermittelt wird und bei dem anderen Fahrzeug nach der Fahrtenbuchmethode.
Wichtig: Die Thematik, betriebliche Zuordnung eines Pkws und Besteuerung privater Nutzungsanteile, ist ein Kernthema einer jeder Betriebsprüfung. Der lockere Umgang mit dem Thema führt dann regelmäßig zu einem “bösen Erwachen“ in Form von unerwartet hohen Steuernachforderungen und Zinsbelastungen für die Nach zu zahlenden Steuern. Insoweit gilt es im Vorfeld die richtigen Entscheidungen zu treffen und entsprechende Vorüberlegungen und Modellrechnungen zu tätigen.
14.6.2017
Dieter P. Gonze, Steuerberater