Kaum ein steuerliches Thema führt so oft zu Diskussionen, wie die Frage nach dem ob und wie, ganz oder teilweise beruflich bedingte Reisekosten steuermindernd geltend gemacht werden können. Reisekosten können anfallen, wenn ein Erwerbstätiger eine mit seinem Erwerb im Zusammenhang stehende Reise tätigt. Er entfernt sich damit von seiner „regelmäßigen Arbeitsstätte“ oder ist bereits berufstypisch (Kraftfahrer, Außendienstler u.a.) ständig auf „Reisen“.

Reisekosten können damit bei nahezu allen Einkunftsarten anfallen. Es spielt keine Rolle ob die Reisekosten wegen des notwendigen Besuchs weiter entfernter Mietimmobilien (Einkünfte aus Vermietung) oder wegen einer betrieblich notwendigen Dienstreise (Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit oder selbstständiger/freiberuflicher Tätigkeit/Gewerbebetrieb). Aufwendungen einer beruflich oder betrieblich veranlassten Geschäftsreise können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuermindernd berücksichtigt werden. Reisekosten im Rahmen einer Berufsausbildung können ganz oder teilweise im Rahmen des Sonderausgabenabzugs steuermindernd geltend gemacht werden. Die steuerliche Zuordnung ist im konkreten Einzelfall zu prüfen. Als Reiseaufwendungen kommen üblicherweise in Frage:

• Kosten der An- und Abreise mit dem Pkw, Taxi, Bahn, Flugzeug etc.
• Übernachtungsaufwendungen gem. Belegnachweis (Hotelrechnung etc.)
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Sonstige Reisekosten (Visa-Gebühren, Passfotos etc.)

Unproblematisch sind berufstypische Dienstreisen zu Kunden, Firmenniederlassungen, Schulungen, Messen etc. mit leicht nachvollziehbaren beruflichen Anlass und eng belegtem Zeitplan. Zu regelmäßigen Konflikten mit der Finanzverwaltung führen Aufwendungen für eine Reise, die ganz oder teilweise privat veranlasst ist. Aufwendungen für eine privat veranlasste Reise können nicht als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Sie gehören zu den Aufwendungen der privaten Lebensführung. Dies auch, wenn Sie dem beruflichen Ansehen des Reisenden dienlich sind oder auch sonst der beruflichen Tätigkeit förderlich sind. In diesen Fällen ist die berufliche Veranlassung jedoch von untergeordneter Bedeutung. Hierzu zählen der Ski-Urlaub in Österreich mit Geschäftsfreunden oder Ähnliches.

Die Beweislast, dass es sich um eine Dienstreise handelt trägt der Steuerpflichtige. Aus den Erfahrungen steuerlicher Betriebsprüfungen ist bekannt, dass die Reisekosten von den Prüfern regelmäßig sorgfältig und kritisch überprüft werden. Sie stellen einen Prüfungsschwerpunkt dar. Bei besonders aufwendigen Dienstreisen und insbesondere bei Reisen an touristische Reiseziele sind nachfolgende Aufzeichnungen zu führen um eine vollständige oder teilweise steuerliche Berücksichtigung zu ermöglichen.

1.    Genauer Zeitplan mit Kurzbeschreibung des Reiseablaufs

Aus einem engen Zeitplan lässt sich leicht erkennen, ob der Reisende noch ausreichend Freiräume für touristische/private Ziele und Termine hatte. Ein enger mit Geschäftsterminen gefüllter Zeitplan spricht eindeutig für eine reine Geschäftsreise.

2.    Belegmäßiger Nachweis aller Reiseaufwendungen

Die Reiseaufwendungen müssen belegt werden. Insbesondere bei Hotelrechnung und Bewirtungsaufwendungen sind die steuerlichen Regeln einzuhalten. Bei Hotelrechnungen, die auf den Reisenden und nicht auf sein Unternehmen oder seinen Arbeitgeber lauten, geht u.U. der Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer) verloren.

3.    Belege wie Einladungsschreiben und sonstige Korrespondenz

Insbesondere bei Auslandsreisen und Messebesuchen kann durch Vorlage von Korrespondenz mit den Geschäftspartnern, wie etwa Einladungsschreiben etc. der beruflich Nachweis gut geführt werden.

Es liegt auf der Hand, dass insbesondere der selbstständige Unternehmer gerne das Nützliche mit dem Angenehmen verbindet. Reist der Unternehmer zu einer Messe in die USA, kann er natürlich seine Ehefrau mitnehmen und an die Messe noch ein paar Urlaubstage anschließen. Hier lässt die Rechtsprechung des BFH (Bundesfinanzhof) eine Aufteilung in betriebliche und privat veranlasste Aufwendungen zu. Am einfachsten im Verhältnis 50:50. Aber ganz so einfach muss es nicht sein. Für jeden getätigten Aufwand sollte folgende Frage beantwortet werden: Wären diese Aufwendungen auch angefallen, wenn der USA-Aufenthalt nicht aus privaten Gründen verlängert worden wäre?

Damit ist im Beispielfall klar, dass die Flugkosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Die Hotel- und sonstigen Reisemehraufwendungen wegen der Verlängerung des USA-Aufenthaltes sind hingegen rein privat veranlasst. Das gleich gilt für die Mehraufwendungen durch die Mitnahme der Ehefrau. Auch eine rein beruflich bedingte Sprachreise kann Aufwendungen enthalten, die nicht nur im geringen Umfang privat veranlasst sind. Dies bejahte der Bundesfinanzhof beispielsweise bei einem Englischseminar in Süd-Afrika. Hier fehlt es an der beruflichen Begründung für den Besuch einer Sprachschule in Süd-Afrika. Auch wenn der Kursteilnehmer in der Woche wenig Zeit für private Aktivitäten hatte, so boten die freien Wochenenden am Seminarort ausreichenden Raum für private Aktionen. In diesem Fall konnte u.a. die Flugkosten nicht steuermindernd geltend gemacht werden.

Nun zu den Reisekosten im Einzelnen:

1.    Belegte Reisekosten für Unterbringung, Bahn, Flug, Taxi, Schiff, Hotel u.a.

Anfallende Reisekosten müssen belegt werden. Dies erfolgt durch Vorlage der Rechnungen für das Flugticket, Taxi etc.

Übernachtungskosten sind ebenfalls zu belegen. Bei Unterbringung in einem Mehrbettzimmer sind die Kosten anteilig aufzuteilen. Enthält die Übernachtungspauschale auch die Aufwendungen für ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen, sind diese Aufwendungen wie folgt zu kürzen:

20 % des maßgeblichen Verpflegungspauschbetrages bei Frühstücksgewährung und jeweils 40 % bei Gewährung eines Mittag- oder Abendessens.

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland gilt für die steuerlich begünstigten Unterbringungskosten eine Obergrenze i.H.v. 1.000 € pro Monat.

Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der Frist von 48 Monaten. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich.

Auch wenn der Reisende die Rechnung zunächst auslegt, ist bei Unternehmen die Rechnung nicht auf den Reisenden, sondern auf das Unternehmen auszustellen, das die Reiskosten übernimmt und u.U. die Vorsteuer (bezahlte Umsatzsteuer) beim Finanzamt geltend machen möchte. Insbesondere bei den Flug- und Hotelübernachtungskosten wird es in der Praxis oft versäumt die Rechnung auf den Unternehmer bzw. das Unternehmen auszustellen.

2.    Unbelegte Reisekosten

a.    Fahrten mit eigenem Fahrzeug

Die Fahrtaufwendungen des Arbeitnehmers bis zur „ersten Tätigkeitsstätte“ können im Rahmen der Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Für die Aufwendungen zur Weiterfahrt zu einer weiteren Tätigkeitsstätte können dann jedoch die tatsächlichen Aufwendungen bzw. bei Pkw Nutzung die Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Es kommt damit auf die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte an. Vorrangig ist der Entscheidung des Arbeitgebers zur „ersten Tätigkeitsstätte“ zu folgen. Von einer dauerhaften Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten an einem Arbeitsort tätig sein soll. Entscheidend ist hier zunächst die getroffene Prognose (Arbeitsanweisung, Arbeitsvertrag, Dienstanweisung, Einsatzpläne, Betriebsvereinbarungen etc.). Bei Fehlen einer Zuordnungsentscheidung kommt es auf die zeitliche Komponente an. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer dort typischerweise mindestens 1/3 seiner vereinbarten Arbeitszeit tätig sein soll. Kommen mehrere Tätigkeitsstätten in Betracht und trifft der Arbeitgeber zur „ersten Tätigkeitsstätte“ keine Regelung, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen. Auch für ein „weiträumiges Tätigkeitsgebiet“ greift eine Sonderregelung. Hier gilt für die Entfernungspauschale die Wegstrecke vom Wohnort des Arbeitnehmers bis zum nächstliegenden Zugang zum Tätigkeitsgebiet.

Alternativ können auch die tatsächlich nachgewiesenen Kfz-Kosten berücksichtigt werden. Der Nachweis erfolgt durch ganzjähriges Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches und durch belegen aller Kfz-Aufwendungen wie Anschaffung, Reparatur, Inspektion, Steuer, Versicherung, Kraftstoffe etc.

b.    Mehrverpflegungsaufwendungen/Verpflegungspauschbeträge

Aufwendungen für die eigene Verpflegung gehören zu den Kosten der privaten Lebensführung und können nicht steuermindernd geltend gemacht werden. Entstehen jedoch aufgrund der beruflich bedingten Reise höhere Aufwendungen als im Normalfall, können die steuerlichen Pauschbeträge (Verpflegungspauschalen) steuermindernd geltend gemacht werden. Darüber hinaus sind keine Mehrverpflegungsaufwendungen steuerlich abzugsfähig. Ob tatsächlich eine Verpflegungsmehraufwand entstanden ist, ist für die Inanspruchnahme der Pauschbeträge unbedeutend.

Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit die Erstattung von Mehrverpflegungsaufwendungen die über den Pauschbetrag hinausgehen mit 25 % pauschal zu versteuern.

Inlandspauschbeträge:

Bei beruflich bedingter Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsplatz von

• weniger als 8 Stunden am Tag =   keine steuerliche Berücksichtigung
• mehr als 8 Stunden           =    Pauschbetrag von 14 €
• 24 Stunden                      =    Pauschbetrag von 28 €
• An- und Abreisetag            =   Pauschbetrag von 14 €
  (bei mehrtägiger Dienstreise unabhängig von der Abwesenheitsdauer)

Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt.

Wird dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Pauschbeträge wie folgt zu kürzen: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.

Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, einen Pauschbetrag von 9 € (bis 31.12.23: 8 €) pro Kalendertag in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist eine mehrtägige berufliche Tätigkeit in Verbindung mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers.

c.    Sonstige unbelegte Reiseaufwendungen

In der Praxis kommt es häufig vor, dass unzweifelhaft entstandene Aufwendungen für Gepäckaufbewahrung, Aufwendungen für Fahrten mit einem Dienstfahrzeug wie Parkkosten, Autobahngebühren und sonstige kleinere Beträge nicht belegt werden können. Hier kann der Reisende einen „Eigenbeleg“ erstellen und diesen als Betriebsausgabe/Werbungskosten geltend machen. Der Eigenbeleg ist auch denkbar bei Verlust einer Benzinrechnung. Ein Vorsteuerabzug ist mit einem Eigenbeleg nicht möglich. Auf dem Eigenbeleg ist der Aufwand zu beschreiben und der Beleg ist mit Datum und Unterschrift des Reisenden zu versehen. Die Aufwendungen müssen plausibel und nachvollziehbar sein.

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer bei Auslandsaufenthalten die Übernachtungskosten durch Gewährung eines steuer- und sozialversicherungsfreien festen Pauschbetrages gestatten. Auf die tatsächlichen Aufwendungen kommt es dann nicht an.

Wie bei den meisten steuerlichen Themen gilt auch hier die Regel „Wer schreibt der bleibt“. Das ordentliche Zusammenstellen der Aufwandsbelege und die genaue Dokumentation der Reise und ihrer beruflichen Veranlassung erleichtert den höchstmöglichen Steuerabzug.

 

letzte Aktualisierung: März 2024

 

Quellen:

Lohnsteuerrichtlinien R 9.4 – R 9.8

§ 3 Nr. 16 EStG – Steuerfreie Arbeitgeberzahlungen

§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG – Monatliche Freigrenze für Sachbezüge

§ 40 Abs. 2 EStG – Pauschalierung mit festen Steuersätzen

Pauschbeträge für Auslandsreisen gem. BMF-Schreiben v. 28.11.2018– IV – C 5 – S 2353/08/10006:009