Seit 1986 sind Kapitalgesellschaften, wie GmbH´s und AG´s in Deutschland verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse zu veröffentlichen. Ebenso gilt dies für Personengesellschaften deren einzig haftender Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft ist (Beispiel: GmbH & Co. KG.). Die Verpflichtung zur Offenlegung ist in den §§ 325 HGB (Handelsgesetzbuch) niedergelegt. Der Umfang der Veröffentlichungen ist abhängig von der Größe des Unternehmens (kleine, mittlere, große Kapitalgesellschaft). Die Offenlegung muss unverzüglich nach Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafter, jedoch spätestens zwölf Monate nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres, erfolgen. Diese Offenlegung dient insbesondere dem Gläubigerschutz. Die Sicherheit des Handelsverkehrs soll dadurch verbessert werden, so dass sich der interessierte Geschäftsverkehr durch Einsicht in die Unternehmensergebnisse von der Solvenz / Bonität eines Unternehmens überzeugen kann. In der Vergangenheit sind die meisten kleineren GmbH´s dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, ohne dass sie mit schwerwiegenden Folgen rechnen mussten. Nach den gesetzlichen Vorschriften ergibt sich jedoch die Pflicht, die Jahresabschlüsse in elektronischer Form dem Unternehmensregister (für Geschäftsjahre vor dem 01.01.2022 im Bundesanzeiger) zu übermitteln.

Die Einhaltung der Offenlegungspflicht wird von Amts wegen überwacht und bei Verstößen drohen Ordnungsgelder von 2.500 € bis 25.000 €.

Das im Internet eingerichtete elektronische Unternehmensregister kann unter www.unternehmensregister.de von jedermann eingesehen werden. Es hält sämtliche Unternehmensdaten bereit, die nach den einschlägigen Bestimmungen des deutschen Gesellschafts-, Kapitalmarkt- und Insolvenzrechts publizitätspflichtig sind. Deutsche Unternehmen sind verpflichtet, ihre Daten in elektronischer Form dem Unternehmensregister zu übermitteln, der diese auf der Publikationsplattform der Bundesanzeiger Verlag GmbH www.publikations-plattform.de veröffentlicht. Es ist also nicht erforderlich, den Jahresabschluss beim örtlichen Handelsregister einzureichen.

Wir können die Übersendung der Daten an das elektronische Handelsregister für unsere Mandanten gerne übernehmen. Hierzu hat die berufsständische EDV-Organisation der Steuerberater, die DATEV eG, einen entsprechenden Service bereitgestellt. Zur Nutzung dieses Services benötigen wir Ihren Auftrag und Ihre Vollmacht. Wir werden diese unaufgefordert an alle von uns betreuten Kapitalgesellschaften senden. Natürlich entstehen hierbei zwangsweise Gebühren (DATEV, Unternehmensregister, G&S) die wir Ihnen weiter berechnen müssen. Diese Aufwendungen entstehen allerdings zum größten Teil auch, wenn Sie die Veröffentlichung selbst  vornehmen.

Übersicht über Offenlegungs- und Aufstellungsumfang von Kapitalgesellschaften nach Größenklassen:

	Kleine Kapitalgesellschaften/ Kapitalgesellschaften & Co.KG nach § 325 Abs. 1 HGB, § 326 HGB	Mittelgroße Kapitalgesellschaften/ Kapitalgesellschaften & Co.KG nach § 325 Abs. 1 HGB, § 327 HGB	Große  Kapitalgesellschaften/ Kapitalgesellschaften & Co.KG nach § 325 Abs. 2 HGB
Offenlegungspflichtige Dokumente	–  Verkürzte Bilanz –  Anhang ohne Angaben zur GuV/ Entwicklung des Anlagevermögens	–  Verkürzte Bilanz –  verkürzte GuV –  Anhang –  Lagebericht –  Bestätigungsvermerk –  rechtsformspezifische Dokumente (z.B. Ergebnis-verwendungsangaben)	–  Bilanz –  GuV –  Anhang –  Lagebericht –  Bestätigungsvermerk –  rechtsformspezifische Dokumente (z.B. Ergebnisverwendungs-angaben, Bericht des Aufsichtsrates)
Aufstellungspflichtige Dokumente	–  Bilanz –  GuV –  Anhang	–  Bilanz –  GuV –  Anhang –  Lagebericht	–  Bilanz –  GuV –  Anhang –  Lagebericht

Erläuterungen:

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG u.a.) 

Kleine Kapitalgesellschaft	Mittelgroße Kapitalgesellschaft	Große Kapitalgesellschaft
nicht prüfungspflichtig	prüfungspflichtig	prüfungspflichtig
mindestens 2 der folgenden 3 Größenmerkmale müssen an zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten werden :
Bilanzsumme  < 6.000.000 €	Bilanzsumme  < 20.000.000 €	Bilanzsumme  > 20.000.000 €
Umsatz < 12.000.000 €	Umsatz < 40.000.000 €	Umsatz > 40.000.000 €
Jahres Ø < 50 Arbeitnehmer	Jahres Ø < 250 Arbeitnehmer	Jahres Ø > 250 Arbeitnehmer

Handlungsempfehlung:

Zwischenzeitlich dient die Webadresse www.unternehmensregister.de den an der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens Interessierten (Banken/Kreditgebern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Wettbewerbern) als schnelles Auskunftssystem.

Fragen wie:

1. Wurde der letzte Jahresabschluss pflichtgemäß und zeitnah aufgestellt (bis 30. 6.)?

2. Wie hat sich das Eigenkapital des Unternehmens in den letzten Jahren entwickelt?

3. Welche gesellschaftliche Änderungen sind festzustellen.

4. Hat sich das Unternehmen in Form eines Lageberichts positioniert?

u.s.w. werden via Apps wie „Bilanz-Spion“ oder durch den Direktzugriff auf die Homepage schnell geklärt. Das Wissen über den Namen und den Sitz des Unternehmens reichen für den schnellen Zugriff aus. Dies ist so und damit von der betroffenen Unternehmen hinzunehmen. Besser ist es, dies positiv für die eigene Geschäftspolitik zu nutzen. Verluste oder Negativtendenzen aus dem veröffentlichen Zahlenmaterial kann der Unternehmer im Lagebericht relativieren. Wenn er nur einen aufstellt. Dies sollten – unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung – alle Unternehmer freiwillig tun, die auf eine positive Darstellung ihrer Unternehmenszahlen im Internet Wert legen. Ein potenzieller Neukunde wird ggf. bei dem Unternehmen überhaupt nicht anfragen, wenn er bei seinen Vorrecherchen schon Negatives erfährt oder aufgrund unkommentierter Zahlen vermutet. Unser Empfehlung lautet: Erstellung eines Lageberichts im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten unter Marketinggesichtspunkten.

Stand Februar 2024